جلسات بازخور

راهکارهای بهبود جلسات بازخور در مدیریت عملکرد

برگزاری جلسات بازخور نیازمند رعایت نکات ظریفی است که بعد از جلسۀ ارزیابی، سرپرست و کارمند هر دو پر انرژی و با انگیزه باشند و نهایتا به بهبود عملکرد کارمند در راستای اهداف پیش بینی شده بیانجامد. از این رو توجه به نکات زیر می تواند به بهبود پیش برد این جلسات کمک نماید :

ارتباط انسانی بین مدیر و کارمند : اولین و مهمترین مسأله این است که ریشۀ بازخورد دادن، علاقه به کارمند و موفقیت اوست. مهم نیست که بازخورد مثبت یا انتقادی است. همۀ بازخوردها باید حمایتی تلقی شوند. ما تنها به افرادی بازخورد می‌دهیم (حتی بازخوردهای ناخوشایند) که به آنها توجه داریم. بنابراین در جلسات بازخور کارمند باید احساس کند که شما فردی هستید که به دنبال رشد و موفقیت او هستید نه مچ گیری. بازخورد را در جلسه رو در رو به کارمند بدهید، جلسه را حتی الامکان غیر رسمی و در فضای حمایتی و محرمانه برگزار کنید، در ابتدای جلسه، هدف از تشکیل جلسه و ضرورت و اهمیت موضوع را برای کارمند روشن کنید، تمرکز اصلی این جلسه، ضمن مرور و تحلیل گذشته، باید بر اصلاح آینده باشد چرا که به هر حال راهی برای جلوگیری از آنچه اتفاق افتاده وجود ندارد.

جلسه را با یک بازخور مثبت شروع کنید: به طور متوسط 75 تا 85 درصد از بازخوردها باید مثبت و در راستای تقویت کارهای مثبت افراد باشند. تنها 15 تا 25 درصد بازخوردها باید در راستای تغییر رفتار یا اصلاح عملکرد افراد باشد.

تمرکز بر رفتار: همیشه بازخورد را بر اثر و پیامدهای رفتار متمرکز کنید؛ هرگز آن را در مورد افراد به کار نبرید. در مورد اشخاص و خصوصیات شخصیتی آنها بازخورد ندهید، هرگز به افراد نگویید که « نگرش بد » دارند، اگر چنین چیزی را بگویید، بلافاصله نگرش بد را ساخته اید! بلکه به مواردی از رفتار کارمندان اشاره کنید که قابل تغییر و بهبود باشد.مطمئن شوید که رفتار مشخص مورد نظرتان را شناسایی می‌کنید، و اهمیت و ارزش بروز آن رفتار را توضیح دهید.

مشخص بودن بازخورد: بازخوردها را نه به صورت کلی و مبهم بلکه به صورت مشخص، معین و دقیق ارائه کنید و آن را به یک اقدام، زمان و مکان خاص نسبت دهید مثال بزنید و به رفتارها و اقدامات اخیر فرد و تاثیری که روی شما یا سازمان گذاشته استناد کنید. مثلا وقتی به سه جلسه اخیر با نیم ساعت تاخیر رسیدی این احساس به من دست داد که جلسه برات به اندازه کافی مهم نیست.

زمان بندی بازخوردها: به منظور کسب آمادگی و افزایش کارایی بازخورد، زمان بندی بازخوردها را در تقویم شخصی خودتان یادداشت کنید. در کنار زمان بندی خودتان، زمان بندی دیگران را هم در نظر بگیرید. چه زمانی برای کارکنان شما بهتر است؟

توافق بر برنامه بهبود: در پایان جلسه باید خلاصه مذاکرات و توافقات را ثبت کرد و نقش و سهم هر یک از طرفین ارزیابی را برای بهبود عملکرد فرد در دوره زمانی بعدی تعیین نمود. برای اینکه مطمئن شویم کارمند، بازخوردها را کاملاً درک کرده و در مورد آنچه باید انجام دهد نیز اطلاع و آگاهی کافی و لازم را پیدا کرده است می توان نوشتن صورتجلسه را به او واگذار کرد.

منبع : آکادمی مدیریت منابع انسانی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *