تجزیه و تحلیل شغل Job Analysis

تجزیه و تحلیل شغل یا کارشکافی، فرآیندی است که از طریق آن، ماهیت و ویژگی­های هریک از مشاغل در سازمان بررسی می­شود و اطلاعات کافی درباره آن‌ها جمع­آوری و گزارش می­شود. با تجزیه و تحلیل شغل، مشخص می­شود، هر شغل چه وظایفی را شامل می­شود و برای احراز و انجام شایسته آن، چه مهارت‌ها، دانش­ها و توانایی­هایی لازم است. تجزیه و تحلیل شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیت‌های شغل و رابطه آن شغل با مشاغل دیگر دانش­ها و مهارت­های لازم برای انجام دادن آن و شرایط کار است.[۱]

فرایند تجزیه و تحلیل شغل

فرایند تجزیه و تحلیل شغل منجر به تهیه شرح شغل، مشخصات شغل و ویژگی‎های لازم جهت احراز شغل می‎گردد. شکل زیر، این فرایند را نشان می‎دهد.[۲]

کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل

در دهه قبلی، کاربرد تجزیه و تحلیل شغل به‌طور عمده متمرکز بر پیش‌بینی به‌ویژه در رابطه با اجرای قوانین و مقررات بود. اگرچه بسیاری از سازمان­ها برای اجرای قانون برابری فرصت­های استخدام و مقرّرات آن، شروع به تحلیل شغل نموده‌اند؛ ولی مدیران کشف نمودند که مزایای فراوان دیگری در تجزیه وتحلیل شغل وجود دارد. در بیشتر سازمان­ها تجزیه و تحلیل شغل به‌منظور گزینش، آموزش، ارزیابی شغل، ارزیابی عملکرد، ایمنی و بهداشت، مطالعات زمان و حرکت، پیاده کردن قوانین و مقررات دولت و طراحی مشاغل کاربرد دارد.[۳]

عوامل مؤثر بر تجزیه و تحلیل شغل

در تنظیم اطلاعات مربوط به شغل، با توجه به اینکه مبنای جبران خدمات و دیگر وظایف اداره انسانی قرار دارد، باید ابعاد متعددی از نظر اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قانونی، فن­آوری و اهداف سازمان و مدیریت لحاظ نمود. شغل از این جهت، دارای مفهوم اجتماعی است که اطلاعات مربوط به شرح شغل در تنظیم صحیح و متناسب مسئولیت­ها مربوط به شغل به‌کار گرفته می­شود؛ که تناظر اجتماعی آن، مقام اجتماعی شغل است؛ که براساس آن، نیاز به تشخیص در فرد ارضا می­شود. از نظر رفتار سیاسی تنظیم روابط در شرح شغل باید به‌گونه­ای پیش‌بینی شود، که قدرت مانور شاغل براساس روابط مکتوب افزایش یابد تا شاغل بتواند از عهده اداره امور برآیند و در ادامه رفتار سیاسی مربوط به شغل، توانایی­های خود را بروز دهند. از آنجا که حدود مسئولیت­ها، وظایف و مشخصه­های شغلی بیان شده در شرح مشاغل رابطه مستقیم و تنگاتنگی در رابطه با تعیین حقوق و دستمزد ایفا می­کند، ارتباط تعیین‌کننده­ای با معیشت کارکنان و سطح زندگی آنها خواهد داشت، چون فرد و مزایای نقدی و غیرنقدی و تعهداتی مانند تعطیلات، تأمین اجتماعی، آموزش و بهداشت در بعضی موارد و در رابطه با برخی از مشاغل چنان آثار اقتصادی به‌بار می‌آورد که نادیده گرفتن آن، منجر به بی­عدالتی در کارگران و جوی از عدم تفاهم و مخاصمه در محیط کار و در نهایت عدم دلسوزی و دلبستگی شاغلان و افزایش ضایعات کمی و کیفی خواهد شد.[۴]

ملاحظات قانونی از نوع رعایت فرصت برابر در تنظیم شرایط احراز مشاغل با استناد منطقی بر ویژگی­های فردی از نظر جنسی، نژادی، طبقات اجتماعی که امکان شرایط استخدام و به‌کارگیری در مشاغل را برابر همه مشاغل فراهم می‌سازد، اصلی است که تجزیه و تحلیل شغل را به‌شدت متأثر می‌سازد و در بعضی از مشاغل، رعایت استاندارد مدوّن و مکتوب برای انجام یک شغل به‌صورت مقررات و قوانین الزام‌آور و مطرح است؛ که باید در تجزیه و تحلیل و تنظیم شرح شغل مستند گردد؛ مانند رعایت بعضی از استانداردهای جسمانی و هوش فکری در رابطه با مشاغل نظامی وقتی که در شرح شغل و مشخصه­های شغلی و احراز مشاغل قید می­شود.[۵]

تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل

اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به‌دست می­آید، به‌صورت شرح شغل و شرایط احراز شغل، به فرم­های خاصی منتقل می­شود. در شرح شغل، وظایف، مسئولیت­ها و شرایط کلی کار به‌طور خلاصه درج می­شود. شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد؛ تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید. به‌عبارت دیگر دانش، مهارت­ها و توانایی­هایی که برای انجام موفق و مؤثر شغل ضروری است. درواقع منظور از “انتخاب صحیح” در مدیریت منابع انسانی، این است که شاغل و شغل باهم تناسب داشته باشند.[۶]

شرح شغل (Job Description)

برای تنظیم مشاغل، فرم استانداردی وجود ندارد و هر سازمان برحسب نیاز و نوع ساختار سازمانی می­تواند فرم خاصی برای خود در نظر بگیرد. البته روند تنظیم شرح شغل، به‌سوی قابل انعطاف کردن وظایف و مسئولیت­ها سوق پیدا کرده است. معمولاً در شرح شغل­ها، عنوان شغل، شرح وظایف عمده، میزان اختیارات که مسئولیت­ها را مشخص می­کند و بعضاً شرایط کار منظور می‌شود.[۷] به‌طور کلی می‌توان عناوین زیر را به‌عنوان قسمت­های اصلی یک شرح شغل نام برد:

1. شناخت شغل؛
2. خلاصه و تعریف شغل؛
3. نمونه وظایف و مسئولیت­ها؛
4. اختیارات؛
5. ارتباط با مشاغل دیگر؛
6. شرایط کار؛
7. ابزار مورد نیاز؛
8. تعریف واژه­ها؛
9. فن­آوری.[۸]

شرایط احراز مشاغل یا شرایط احراز شخصی

بعد از تشریح ماهیت و ویژگی­های شغل، قدم بعدی تعیین خصوصیات، تجربیات و مهارت­هایی است که متصدی شغل باید داشته باشد؛ بنابراین به‌منظور تنظیم فرم شرایط احراز شغل لازم است که شرح شغل به دقت مورد مطالعه قرار گیرد. فرم شرایط احراز شغل از یک طرف، راهنمایی برای کارمندیابی است و از طرف دیگر، چون در آن صفات و خصوصیاتی که دارا بودن آنها ضروری و مهم شناخته شده­اند، تشریح شده است، می‌توانیم از آن در طراحی آزمون­های انتخابی، یعنی آزمون­هایی که توانایی‌های متقاضیان شغل را می­سنجد، استفاده کنیم.[۹]

درمورد شرایط احراز مشاغل، نظریه­های متفاوتی وجود دارد؛ جالب اینکه در دهه ۴۰ میلادی، دستورالعمل­های تنظم شرایط احراز مشاغل به مسائل انسانی-اجتماعی توجه زیادی داشته است. اواخر دهه ۹۰ میلادی و اوایل قرن بیست و یکم، نیز گرایش بیشتری به‎جنبه‎های انسانی-اجتماعی پر‎رنگ‎تر شده است. در سال‌های اخیر، تأکید زیادی بر تناسب نوع شخصیت و نوع شغل شده است.[۱۰]

شرایط احراز شغل با آنچه تحت عنوان شرایط استخدام یا مشخصات شغلی شناخته می­شود، شامل شایستگی­ها، تجربه و کیفیت مورد نیاز از شاغل و هر نوع اطلاعات ضروری دیگری از نوع شرایط جسمانی یا زمان انجام کاری است که برای انجام کار معمول نبوده و اطلاعات، مرتبط به خانواده شاغل است.[۱۱]

بنابراین شرایط احراز شغل بنا به‌تعریف، شرح صفات و خصوصیاتی است که متصدی شغل باید دارا باشد؛ تا بتواند با شایستگی از عهده انجام آن برآید. حال این سئوال مطرح می‌شود که این صفات و خصوصیات را چگونه و به چه‌طریقی می‌توان شناسایی کرد؟ برای این‌کار، معمولاً از دو روش استفاده می‌شود:

اظهارات صاحب‎نظران؛

در این روش (روش قضاوتی)، از کارشناسان، سرپرستان و مدیرانی که با شغل آشنایی دارند، سئوال می­شود. کسی‌که شغل مورد نظر به وی واگذار می­شود، باید دارای چه تحصیلات، تخصص و مهارت­هایی باشد، چه دوره­هایی را گذرانده باشد و استعداد، هوش و شعورش در چه حدی باشد، تا بتواند با شایستگی عهده­دار آن شود؟.

تجزیه و تحلیل آماری؛

در این روش که منطقی­ترین و در عین حال دشوارترین روش است، رابطه آماری میان ویژگی­ها ومهارت­های فردی و میزان کارآیی تعیین می­شود.به‌عبارت دیگر تعیین می­شود چه رابطه­ای میان متغیرهایی از قبیل اندازه قد، قوه­بینایی، قدرت جسمی، چالاکی و زبردستی، هوش، ویژگی­های شخصیتی و توانایی کارمند در انجام دادن وظایفش وجود دارد؟ معمولاً رابطه میان این متغیرها و کارآیی فرد طی مراحل زیر تعیین می‌شود:

• شغل تجزیه و تحلیل و مشخص می‌شود که عملکرد فرد را چگونه و بر چه اساسی باید ارزیابی کرد.
• یکی از صفاتی که ممکن است دارا بودن آن در نحوه انجام دادن شغل، مؤثر باشد.
• افرادی برای این شغل انتخاب می­شوند که دارای فلان صفات (x) باشند.
• عملکرد این افراد بعد از انتخاب و استخدام ارزیابی می­شود.
• با روش­های آماری، رابطه میان این صفت و عملکرد کارمند در شغل بررسی می­شود.

همانطور که اشاره شد، مزیت تعیین صفات و مشخصات متصدی شغل به‌وسیله روش­های آماری این است که می­توان رابطه میان خصوصیات فرد و کارآیی را ازطریق علمی اثبات نمود. در واقع امروز دیگر نمی توان شرایط احراز شغل را به‌طور دلخواه تعیین کرد و در بسیاری جوامع، اگر شرایط احراز شغل، بی­ارتباط با شغل تنظیم شده باشد، سازمان و کارفرما باید در مقابل قانون پاسخگو باشند.[۱۲]

شرح شغل و برنامه ­ریزی شغل

از جنبه­های مختلف و مهم سازمان، برنامه­ریزی نیروی انسانی شرح شغل را می­توان سرچشمه تمام داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز دانست. از طریق شرح شغل می­توان به ارزشیابی عملکرد کارکنان دست یافت از موارد استفاده دیگر شرح شغل می­توان به انتخاب و آموزش کارکنان، تعیین ورودی­ها و خروجی­های نیروی انسانی و تدارک نیروی انسانی مورد نیاز و حقوق سازمان اشاره کرد.[۱۳]

ویژگی­های شغل و کاربرد آن در برنامه­ ریزی نیروی­ انسانی

ویژگی­های مشاغل در فعالیت­های کارمندیابی برنامه­ریزی نیروی انسانی تأثیر بسزایی دارد. نیازمندهای یک شغل به نیازمندهای متصدی شاغل، مربوط است. تجزیه تحصیلی و ویژگی‌های شخصیتی هر فرد، می­تواند در شرایط احراز شغل، مفید باشد. هم‌چنین شرایط احراز شغل، نشانگر کمبود شایستگی‌ها در افراد است که مدیران برنامه­ریزی نیروی انسانی تعیین می­کنند. برای مشخص شدن این مطلب که این نیازها تا چه اندازه باید از طریق آموزش و توسعه تأمین شوند و هم‌چنین برای برآورده شدن نیازهای توسعه (مانند ارتقای موقعیت شغلی برای پست­های خاص)، می­توان از فرم شرایط احراز شغل بهره گرفت.[۱۴]

به‌نظر می­رسد، برای شروع هر فعالیت و حرکتی درحوزه منابع انسانی، سازمان موظف است از تجزیه و تحلیل شغلی فعالیت­های خود را برنامه­ریزی کند، ارائه شرح شغل­ها و شرایط احراز شغل روشن و منعطف، زمینه دست­یابی اطلاعات نابی را برای مدیران سازمان فراهم می­آورند، تا با استفاده از آن، در زمینه توسعه نیروی انسانی سازمان، قدم­های جدی را بردارند، پیشنهاد می­شود؛ که سازمان برای دسترسی به بالاترین کارآیی و رسیدن به اثربخشی بالاتر در اسرع وقت و کوتاه‌ترین زمان از پایگاه اطلاعاتی در زمینه تجزیه و تحلیل شغل برخوردار شوند، این پایگاه، با امکان جستجو و فایله کردن اطلاعات سازمان و با بروزرسانی آن، کمک شایانی را برای مدیران منابع انسانی درحوزه برنامه‌ریزی استراتژیک سازمانی و انطباق آن با هدف­ها و چشم‌اندازهای سازمان، فراهم خواهد کرد.

[۱]. سعادت، اسفندیار؛ مدیریت منابع انسانی، تهران، سمت، ۱۳۸۶، چاپ سوم، ص۲۳.
[۲]. سیدجوادین، سیدرضا؛ مبانی و کاربردهای مدیریت منابع انسانی و امورکارکنان، تهران، نگاه ‎دانش،۱۳۸۱، چاپ اول، ص۲۱۲.
[۳]. همان، ص۲۱۳.
[۴]. علوی، امین؛ ارزشیابی عملکرد کارکنان، نظریه­ها، اصول و روش­ها، تهران، مرکز آموزش مدیریت دولتی، ۱۳۷۸، ص۶۸.
[۵]. سیدجوادین، سیدرضا؛ پیشین، ص۲۱۸.
[۶]. Barbuda, Singh; Job analysis for a changing workplace, USA: Human Resource Management Review, 2008, p12.
[۷]. میرسپاسی، ناصر؛ مدیریت استراتژیک منابع انسانی و روابط کار، تهران، میر، ۱۳۸۶، ص۱۱۷.
[۸]. احمدی، مسعود؛ مبانی سازمان و مدیریت، تهران، ویرایش، ۱۳۸۲، چاپ دوم، ص۴۵.
[۹]. سعادت، اسفندیار؛ پیشین، ص۴۴.
[۱۰]. میرسپاسی، ناصر؛ پیشین، ص۱۱۸.
[۱۱]. سیدجوادین، سیدرضا؛ پیشین، ص۲۵۶.۲۵۷.
[۱۲]. سعادت، اسفندیار؛ پیشین، ص۴۵.
[۱۳]. سلطانی، ایرج؛ نقش تکنولوژی اطلاعات در توسعه نیروی­ انسانی، تدبیر، ۱۳۸۴،شماره ۱۳۸، ص۱۹.
[۱۴]. آگاروالا، دسی ننرو؛ برنامه‌ریزی منابع­ انسانی، ترجمه سیدحسین ابطحی و حشمت خلیفه سلطانی، کرج، مؤسسهُ تحقیقات و آموزش مدیریت، ۱۳۸۶، ص۵۰.

منبع