مراحل پیاده سازی الگوی بازگشت سرمایه در آموزش  ROI

الگوی بازگشت سرمایه (Return on Investment) در آموزش در قالب ۱۰ گام و۳ مرحله کلی ارائه شده است. این سه مرحله عبارت انداز:

• مرحله برنامه ریزی ارزیابی
• مرحله جمع آوری داده
• مرحله تحلیل داده

مرحله اول : ارزشیابی برنامه ریزی

اولین مرحله ارزیابی مدل بازگشت سرمایه، ارزیابی برنامه ریزی است‌. این مرحله در چند گام انجام می شود

گام اول شامل تعیین اهداف برنامه ، اهداف ارزشیابی، تعریف انواع منافعی که باید ارزشیابی شوند، تعیین روش های جمع آوری اطلاعات و تعیین زمان برای ارزشیابی می شود. مرحله ارزشیابی برنامه، یک گام مقدماتی است که منطبق بر طراحی برنامه است که در گام نخست از اهداف برنامه که در ضمن طراحی برنامه تعریف شده اند یا باید تعریف شوند، استفاده می‌کند. اگر هدف های برنامه به روشنی تعریف نشده باشند، نیاز است، قبل از ادامه فعالیت در این مرحله و قبل از حرکت در مرحله دوم آنها را تعریف کرد . اهداف یادگیری یک جنبه مهم از طراحی آموزشی هستند.

رابرت ماگر بیان می کند سه عنصر خاص در اهداف یادگیری وجود دارند. این عناصر عبارتند از:

الف ) عملکرد خاص مورد انتظار

ب ) شرایطی که تحت آن عملکرد مورد انتظار است

ج ) حداقل سطح قابل قبول عملکرد

گام بعدی از مرحله ارزیابی برنامه‌ریزی‌، تعیین منافع برنامه آموزشی است. منافع به وسیله یک رویکرد ترکیبی ارزشیابی می شوند. اما عناصر هر برنامه ممکن است متفاوت باشند. سازمان ها می توانند نتایجشان را اندازه گیری کنند. این اندازه گیری می‌تواند به وسیله مشاهده عملکرد یا روش های جمع آوری اطلاعات زیر تکمیل شود:

• چه نوع اطلاعاتی نیاز است جمع آوری شوند ؟
• آسان ترین روش برای جمع آوری این اطلاعات کدام است ؟
• چه کسی باید این اطلاعات را جمع آوری کند ؟
• کدام روش می تواند بیشترین پاسخ را بدهد ؟

مرحله دوم : جمع آوری داده ها

دومین مرحله از مدل بازگشت سرمایه جمع آوری داده هاست. این مرحله شامل تعیین هزینه های برنامه و جمع آوری فیزیکی داده های منافع است.

این مرحله در چند گام انجام می شود:

نخستین گام از جمع آوری داده ها، تعیین هزینه های برنامه آموزشی است‌. برای هر برنامه ای ۳ نوع هزینه وجود دارد.: سیاهه هزینه های شناخته شده، دیگر هزینه های شناخته شده، هزینه های اضافی برآورد شده، هزینه های واقعی رخ داده به‌واسطه توسعه و اجرای برنامه آموزشی هستند. دیگر هزینه های شناخته شده، هزینه هایی هستند که جزء سیاهه هزینه ها یا ذکر شده در هزینه برنامه نیستند. سومین نوع هزینه، هزینه های اضافی در نظر گرفته شده اند. این یک مقوله وسیع و متنوع است و ممکن است شامل هزینه های درونی و بیرونی شود‌.

دومین گام نیز شامل جمع آوری داده است. این گام به وسیله روش خاص در زمان خاص بر اساس آنچه در مرحله نخست تعریف شده است برداشته می شود.

مرحله سوم : تحلیل داده

مرحله سوم از این روش شامل ارزیابی داده ها، جمع بندی و گزارش نتایج است‌. ارزیابی اطلاعات، هزینه ها و منافع را مشخص می سازد. هزینه ها قابل فهم هستند. برای تعیین منافع ضروری است، اطلاعات کمی به ارزش پولی تبدیل شوند. در هر سوال با یک کاربرد خاص، از پاسخ دهنده خواسته می‌‌شود تا وضعیت مالی را نشان دهد. همچنین از پاسخ دهندگان خواسته می شود تا درصد اطمینانشان در کارایی وضعیت مالی را نشان دهند. این فاکتور اطمینان برای ایجاد پایه ای برای کاربرد چندگانه ارزیابی منافع به وسیله درصد اطمینان برای هر سوال استفاده شده است. وضعیت منافع در همه منابع در نهایت جمع می شود. نرخ بازگشت سرمایه سپس با استفاده از نرخ مالی ساده از ۱۰۰ محاسبه می شود. هدف از جمع بندی و گزارش فرایند، بهبود برنامه و نمایش و مسئولیت پذیری برای برنامه است .

با گزارش نتایج به سوالات زیرپاسخ داده می شود:

• آیا برنامه آموزشی به اهداف یادگیری دست یافته است ؟
• آیا برنامه های آموزشی تغییری در سازمان بوجود آورده اند ؟
• آیا ارزش پول هزینه شده ، به وسیله برنامه به دست آمده است ؟

اگر پاسخ سوالات مثبت باشد، برنامه موفقیت آمیز بوده است‌. موفقیت هر برنامه وابسته به هدف های ارزشیابی است، آنچنان‌که در مرحله اول در این مدل تعریف شده است.

در منابع و مراجع مختلف برای محاسبه نرخ بازگشت سرمایه،  نکات راهنمای مختلفی ارائه و مطرح شده است که این موارد عبارتند از:

• برای هر ارزیابی باید اهداف مشخص شوند. برخی از سازمان ها برای هر سطح از برنامه های آموزشی، هدف تعیین می کنند‌. با تعیین چنین اهدافی برای همه سطوح ارزیابی، لازم است که بخش های توسعه منابع انسانی، به اندازه گیری و ارزیابی متعهد شوند.

• طراحی آموزش و اندازه گیری آن باید همزمان انجام شود. انجام برنامه ریزی آموزشی و برنامه ریزی اندازه گیری آموزش به طور همزمان موثرتر است، زیرا اطلاعات مورد نیاز آنها مشابه می باشد .

• ارزیابی آموزشی باید بر سطح خرد متمرکز باشد. به منظور اندازه گیری موثر نرخ بازگشت سرمایه، پاسخگویان باید بر یک برنامه یا تعدادی برنامه یکپارچه متمرکز شوند .

• برای جمع آوری اطلاعات از روش های مختلفی استفاده کنید‌. روش های جمع آوری داده‌ها می تواند دربرگیرنده مصاحبه، گروه تمرکز‌، پرسش‌نامه، برنامه عملیاتی، قراردادها و بررسی عملکرد باشد .
• اثرات عوامل جانبی را مشخص کنید. پیش از ارزیابی اثرات آموزش لازم است اثرات سایر عوامل که بر­­ نتایج موثرند را جدا کنید.
• از نتایج گروه های کنترل استفاده کنید. یکی از راه ها سنجش موثر سایر عوامل، مقایسه نتایج یک گروه کنترل با نتایج گروه آموزش دیده است.

• در هر بار نرخ بازگشت سرمایه را برای یک دوره آموزشی محاسبه کنید. برای اکثر سازمان‌ها‌، بخصوص آنهایی که تجربه و سابقه لازم برای محاسبه نرخ بازگشت سرمایه را ندارند، بهتر و عملی تر آن است که هر بار فقط برای یک برنامه آموزشی، نرخ بازگشت سرمایه را محاسبه کنند.

مراحل جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل داده‌ها این مرحله شامل چهار گام است:

۱ – تفکیک اثرات آموزش

برای تعیین بازگشت سرمایه در آموزش باید قادر باشید تغییراتی را که به عنوان نتیجه آموزش حاصل می شوند را اندازه‌گیری کنید. در نتیجه باید وضعیت عملکرد یا سطح دانش را قبل از اینکه آموزش صورت گرفته باشد، بدانید. اندازه گیری داده های پیش از آموزش باید شامل اشتباهات تکراری، نسبت ساعت های کار بر واحد تولید یا خدمات، هزینه پولی مواد ضایعاتی، تعداد محصولات برگشتی یا معیوب، حجم فروش های از دست رفته، میزان غیبت، نرخ ریزش یا بررسی مشکلات (درگیری، مشاجره ومباحثه) ناشی از رضایت نداشتن مشتری باشد .تفکیک اثرات آموزش، شامل شناسایی کلیه عوامل کلیدی است که در عملکرد کارکنان و نتایج کسب و کار تاثیر می گذارد. گروه های متمرکز، پرسش نامه ها، بررسی ها و مشاهدات، جمع آوری این داده ها را تسهیل می کنند و این امر با مشارکت کارکنان، مدیران ارشد، سرپرستان، مشتریان، فروشندگان و متخصصان آموزش و توسعه منابع انسانی میسر می شود.

۲ – تبدیل اثرات آموزش به منافع مادی

اثرات یا منافع یک برنامه آموزشی همیشه باید مشخص و مناسب باشد و هزینه پولی مصرف شده از سوی مدیریت را برگرداند. سرپرستان، کارآموزان، روسای قسمت ها یا بخش ها، مدیران اجرایی ارشد و یا هیئت های مدیره که در جایگاه بالای سازمان هستند‌، تغییرات در عملکرد یا اثر در لایه پایین سازمان را مشاهده می کنند .

اثرات آموزش می تواند مشهود یا نامشهود باشد که اغلب با اصطلاح داده سخت و داده نرم ظاهر می شود. داده سخت به صورت کمی، آماری و عددی است و بسادگی به شکل منافع مادی تفسیر می شود. مانند میزان بهره وری (مقدار یا ارزش بازار)، میزان کیفیت (تعداد ضایعات یا قیمت ضایعات)، ساعات کار هر واحد تولید، ساعات توقف ناشی از خرابی تجهیزات و غیره، غیبت و زمان های تاخیر‌، مطالبات پاداش کارگران (نوع و تعداد حوادث یا بیماری، ایام بیکاری یا کم کاری‌)، تعداد فروش یا قیمت ریالی حاصل از فروش به هر مشتری، درصد سهم بازار‌، میزان یا شاخص رضایت مشتری و تعداد مشتریان با خرید مجدد.

داده نرم کیفی است و به منافع نامشهود که نظری و براساس قضاوت فردی است، مربوط می شود. از این رو اندازه گیری آن به صورت منافع مادی مشکل تر است، مانند بهبود رضایت شغلی‌، بهبود کار تیمی، افزایش تعهد سازمانی، بهبود برنامه ریزی متوالی، افزایش ارتباطات در سطوح مختلف شغلی، شفافیت بیشتر در ارتقای فرصت های معین و…

 ۳ – محاسبه هزینه آموزش

مدیران منابع انسانی معمولاً قادر هستند هزینه های یک برنامه آموزشی را ثبت کنند‌. هنگام محاسبه هزینه ها باید دقت شود کلیه هزینه های غیر مستقیم از جمله استفاده از زمان کارکنان، مواد موجود، تجهیزات، کلاس درس و غیره، فراموش نشود . استفاده از واژه تمام هزینه که اغلب اوقات به کار می‌رود به معنی تعیین هزینه برنامه آموزش شامل هزینه های مستقیم و غیر مستقیم است که نمونه هایی از آن عبارتند از :

• • هزینه برگزاری دوره، تجزیه و تحلیل نیازها، نوشتن، نشان دادن، تست اعتبار بخشی و ابزار ارزشیابی.
  • حقوق و دستمزد نیروی انسانی، مدیریت و کارکنان درگیر در طراحی و برگزاری دوره.
  • حقوق و دستمزد فراگیران.

• دستمزد کارکنان موقت یا پیمانی اجرت بگیر برای حفظ بهره وری و یا خدمات رسانی منظم در مدت زمان نبود کارکنان به لحاظ اعزام به آموزش.
• کاهش در آمد در مواقعی که کارکنان درگیر فعالیت های آموزشی هستند.
• تجهیزات و تسهیلات سخت افزاری و نرم افزاری و غیره.

  ۴  – مقایسه ارزش اثرات با هزینه های رخ داده

معادله نرخ بازگشت سرمایه از میزان منافع و هزینه های رخ داده به شرح زیر استفاده می کند:

ممکن است همیشه اندازه گیری نرخ بازگشت سرمایه آسان نباشد. در مورد اینکه سازمان ها مجموعه‌ای منظم از نوآوری و رشد بازرگانی پس از یک تحلیل دقیق و جامع از نرخ بازگشت سرمایه به دست می آورند، تردید وجود دارد اما سازمان ها دریافته اند که تغییرات سریع در حال وقوع است و اگر روش های کاری شان را با تکنولوژی جدید به روز نکنند، شغلشان را از دست خواهند داد .

مباحث زیادی در مورد نرخ بازگشت سرمایه وجود دارد‌.

• آیا شما قادرید به روشنی نشان دهید که این آموزش بوده که رضایت مشتری را تغییر داده است ؟
• آیا شما مطمئن هستید که می توانید آموزش را برای بیشتر کارمندان قبل از اینکه برنامه آموزشی متروک شود، مهیا کنید؟
• آیا شما مطمئن هستید که آموزش عامل بهبود عملکرد کارکنان یا مدیر جدید، یا تغییر در برنامه پاداش بوده است ؟
• چه موقع تصمیم به اندازه گیری نتایج آموزش می کنید، سه ماه یا شش ماه بعد ؟
• زمان منطقی و مفید برای شرکت شما چقدر است ؟