مدیریت عملکرد بر مبنای نقاط تماس

مدیریت عملکرد روشی است استراتژیک و یکپارچه که با برنامه‌ ریزی و هدف‌گذاری برای سازمان و کارکنان آغاز شده و پس از ارزیابی آنان از طریق کنترل شاخص‌های عملکرد، پیشنهاداتی را برای بهبود فرآیندها و بهبود عملکرد کارکنان فراهم می‌آورد. تداوم این چرخه، موفقیتی پایدار برای سازمان به دنبال خواهد داشت.

مدیریت عملکرد بر مبنای نقاط تماس

مدیریت عملکرد بر مبنای نقاط تماس، چرخه­ ای است که به مدیران و سرپرستان کمک می­کند تا پس از هدف گذاری و برنامه­ ریزی در مورد رفتار و عملکرد کارکنانشان (که باید در ابتدای هر دوره زمانی ارزیابی انجام شود) به ارزیابی میزان و کیفیت اجرای برنامه­ ها و تحقق اهداف در پایان دوره بپردازند و از طریق ریشه­ یابی و تحلیل رفتارها و عملکردهای رضایت بخش و مطلوب یا غیر رضایت بخش و نامطلوب و با کمک به کارگیری مستمر این چرخه، زمینه را برای بهبود عملکرد و ارتقای رفتار کارکنان فراهم کنند.

نقطه تماس ۱: ابتدای هر دوره

برگزاری جلسه توافق نامه عملکردی بین مدیر و کارمند

در این مرحله، اهداف و انتظارات، استانداردها، رفتارها و ارزش­ها و هر چه باید توسط کارمند انجام یا رعایت شود، مورد گفتگو قرار می­گیرد. این مرحله نه به صورت مکتوب بلکه در گفتگویی چهره به چهره انجام می شود. در چنین جلساتی است که مدیر می تواند اطمینان پیدا کند که آنچه می­گوید توسط کارمند شنیده، فهمیده و پذیرفته شده است. این جلسه را باید به نحوی مدیریت کرد که کارکنان نیز این فرصت و رغبت را پیدا کنند که انتظاراتی که از سازمان و به ویژه از مدیرشان دارند را طرح کنند. این جلسه می­بایست در ابتدای هر دوره ارزیابی بین مدیر و تک تک کارکنان زیر مجموعه برگزار گردد. در پایان این جلسه مدیر و کارمند می­بایست به درک مشترک در خصوص خروجی­ ها و اهداف مورد انتظار در پایان دوره ارزیابی برسند.

پایان این جلسه می بایست به دو سوال پاسخ دهیم:

• من چه کارهایی انجام می­دهم که باید آن­ها را ادامه دهم؟
• من چه کارهایی انجام می­دهم که باید آن­ها را تغییر دهم؟

نقطه تماس ۲: بازخوردهای طی دوره

ارائه غیررسمی فیدبک در طی دوره

در این مرحله، مدیر و سرپرست بر کم و کیف کار کارمند نظارت می­کند، او را راهنمایی و تشویق می­کند، او را از انحرافات یا مغایرت­های رفتار و عملکردش در مقایسه با اهداف و انتظارات آگاه می­کند، بازخوردهایی که به کارمندان داده می شود ممکن است به هدف‌های محقق شده یا محقق نشده، رفتارهای مثبت یا منفی با همکاران، تعهد داشتن یا نداشتن، حوزه‌های نیازمند بهبود، مسائل شخصی، کارها و موفقیت‌های ارزشمند،‌ شکست‌ها و اشتباهات، بازخوردهای مشتریان و موارد مشابه مربوط باشد. مدیر در نقش یک مربی تمام عیار هر چه از هنر سرپرستی و مدیریت می­داند و همه اطلاعات، دانش و مهارت خود را سخاوتمندانه به کار می­برد تا کارمندش عملکرد و رفتاری رضایت بخش و مطلوب داشته باشد.

نقطه تماس ۳: بازخورد پایان دوره

ارزیابی عملکرد و ارائه بازخورد

در این مرحله، نتایج ارزیابی عملکرد به فرد مورد نظر طی جلسه­‌ای مشترک، انتقال داده می­شود و توصیه­ های بهبود ثبت می­گردد، تا برای دوره‌های آتی برنامه­ ریزی‌های مرتبط صورت پذیرد.

این مرحله باید بر اساس اطلاعات دقیق، به صورتی منصفانه و با تعادل میان گذشته(آن چه انجام شده) و آینده(آن چه باید انجام شود) به اجرا درآید.

کلید موفقیت این مرحله از کار آن است که کارکنان(ارزیابی شوندگان) به مدیران(ارزیابی کنندگان) اعتماد داشته باشند و نتایج این ارزیابی را قبول کنند.

ارائه فیدبک (بازخورد) در این جلسه به دو صورت قابل طرح است:

فیدبک مثبت: به خصلت‌ها، رفتارها و فعالیت‌هایی که خوب هستند و باید ادامه پیدا کنند اشاره دارد.

فیدبک توسعه‌ای: به خصلت‌ها، رفتارها و فعالیت‌هایی که باید اصلاح و یا حذف شوند توجه دارد.

نقطه تماس ۴: توافق بر توسعه

تحلیل نتایج و تدوین برنامه توسعه فردی

در این مرحله مدیر و کارمند در اقدامی مشترک به تعیین اقدامات و تلاش هایی می پردازد که طرفین باید برای بهبود و اصلاح انجام دهند. بهتر است در برنامه بهبود روی حداکثر دو یا سه حوزه بهبود که اهمیت و اولویت بیشتری دارند تمرکز نمایید.

بکارگیری این رویکرد و تاکید بر انجام گفتگوهای منظم در قالب نقاط تماس طی چرخه مدیریت عملکرد کارکنان منجر به ارزیابی­ های منظم­تر، گفتگوهای معنادارتر میشود، فرصت یک سنجش کلی را در اختیار کارکنان قرار می دهد و به کارکنان کمک می­کند اولویت بندی کنند. یاد بگیرند چه قوت­های کلیدی دارند و تلاش برای توسعه خود را کجا متمرکز نمایند.

منبع : hrmacy