آشنایی کامل با سیستم مدیریت آموزش به عنوان کلید کسب و کار مدرن

در این مقاله یاد بگیرید که سیستم مدیریت آموزش چیست و چرا ممکن است کلید موفقیت کسب‌وکار آموزشی شما باشد. در مقاله پیش رو، ما پرسش‌های متداول درباره راه‌حل‌های مدیریت آموزش را گردآوری کرده‌ایم. آماده‌اید که هر آنچه باید درباره سیستم‌های مدیریت آموزش بدانید را یاد بگیرید؟

بخش 1: سیستم مدیریت آموزش چیست؟

مقدمه‌ای بر سیستم‌های مدیریت آموزش و نحوه استفاده از آن‌ها.

بخش 2: سیستم مدیریت آموزش برای چه کسانی مناسب است؟

توضیحی درباره انواع شرکت‌ها و نقش‌هایی که به سیستم مدیریت آموزش نیاز دارند.

بخش 3: چرا باید یک سیستم مدیریت آموزش داشته باشیم؟

چرا یک راه‌حل مدیریت آموزش می‌تواند به شما کمک کند تا در کسب‌وکار خود موفق شوید.

بخش 4: چطور یک سیستم مدیریت آموزش با سایر سیستم‌ها تفاوت دارد؟

مقدمه‌ای بر ویژگی‌هایی که سیستم‌های مدیریت آموزش را از سایر راه‌حل‌های مشابه متمایز می‌کند.

بخش 5: هزینه‌ها و بازدهی‌هایی که یک سیستم مدیریت آموزش می‌تواند به همراه داشته باشد چیست؟

هزینه یک سیستم مدیریت آموزش چقدر است و چطور می‌توانید اطمینان حاصل کنید که بازدهی مطلوبی از آن به دست می‌آورید؟

بخش 6: چطور بفهمیم که باید در یک سیستم مدیریت آموزش سرمایه‌گذاری کنیم؟

آیا کسب‌وکار آموزشی شما به یک سیستم مدیریت آموزش نیاز دارد؟ واگر دارد: چطور سیستم مناسب را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید؟

بخش 7: انتقال از یک سیستم مدیریت آموزش به سیستم دیگر

چطور از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شویم؟ ما همه چیزهایی که باید هنگام تغییر سیستم مدیریت آموزش در نظر بگیرید را مرور می‌کنیم.

 

1 سیستم مدیریت آموزش چیست؟

علی‌رغم اینکه سیستم‌های مدیریت آموزش سال‌هاست که وجود دارند، بسیاری از افراد هنوز مطمئن نیستند که این سیستم‌ها دقیقاً برای چه مواردی مفید هستند. به عبارت دیگر، شما تنها کسی نیستید که با این اصطلاح آشنا نیستید. قبل از اینکه وارد جزئیات شویم، بیایید سریعاً تعریف کنیم که سیستم مدیریت آموزش واقعاً چیست.

سیستم TMSچیست؟

سیستم مدیریت آموزش (TMS) سیستمی است که شرکت‌ها برای مدیریت فرایند‌های آموزش از فرآیندهای “پشت صحنه” مربوط به ارائه دوره‌ها و آموزش‌ها وهمچنین برخی از عملکردهای “جلوی صحنه” را ارائه می‌دهند. به این موضوع دوباره خواهیم پرداخت.

تمام شرکت‌هایی که فرایند های آموزشی را برگزار می‌کنند از این نوع سیستم‌ها به نوعی استفاده می‌کنند. کسب‌وکار شما احتمالاً نیز از این سیستم‌ها استفاده می‌کند، خواه به صورت مجموعه‌ای از صفحات گسترده و اسناد ورد، یا به صورت یک سیستم پیشرفته و کامل که به طور خاص برای مدیریت دوره‌هایی که ارائه می‌دهید طراحی شده است. معمولاً وقتی در مورد سیستم‌های مدیریت آموزش صحبت می‌کنیم، منظورمان گزینه دوم است.

برای سیستم‌های مدیریت آموزش، نام‌های مختلفی وجود دارد:

• سیستم مدیریت آموزش (TMS)
• راه‌حل مدیریت آموزش (TMS)
• نرم‌افزار مدیریت آموزش (TMS)
• سیستم مدیریت آموزش و یادگیری
• سیستم مدیریت دوره‌ها
• سیستم آموزش
• راه‌حل دوره‌ها
• راه‌حل آموزشی
• سیستم اداری برای دوره‌ها و آموزش‌ها

یک سیستم مدیریت آموزش چه کارهایی انجام می‌دهد؟

شما احتمالاً می‌دانید که برنامه‌ریزی و اجرای تعداد زیادی دوره و آموزش نیاز به سازمان‌دهی وهماهنگی زیادی بین افراد و سیستم‌های مختلف دارد. دوره‌های جدید باید منتشر، بازاریابی و فروش شوند، ثبت‌نام‌ها باید تأیید شوند، گواهی‌نامه‌های دوره صادر شود، پرداخت‌ها پیگیری شوند، مربیان و مکان‌ها باید رزرو شوند و شرکت‌کنندگان باید از شروع دوره آگاه شوند و …

مدیریت همه این‌ها با استفاده از سیستم‌ها و صفحات گسترده مختلف به سرعت می‌تواند گیج‌کننده و نامنظم شود. علاوه بر این، خطر خطای انسانی افزایش می‌یابد و شما و همکارانتان زمان و تلاش زیادی را صرف فرآیندهای دستی خواهید کرد.

نرم افزار مدیریت آموزش به گونه‌ای طراحی شده است که نقطه کانونی کسب‌وکار آموزشی شما باشد. این سیستم به شما این امکان را می‌دهد که تمام جنبه‌های کسب‌وکار آموزشی خود را مدیریت کنید (یا از طریق ویژگی‌های خود سیستم یا به عنوان هسته‌ای از یک شبکه از یکپارچه‌سازی‌ها با دیگر سیستم‌های حیاتی کسب‌وکار شما). به این ترتیب، شما همیشه یک دید کلی از تمام کسب‌وکار آموزشی خود خواهید داشت، بدون نیاز به سوئیچ بین ابزارها و سیستم‌های مختلف. علاوه بر این، تیم شما این فرصت را دارد که به طور مؤثرتر با حداکثر بهره‌وری در تمام زمان‌ها کار کند.

یک سیستم مدیریت آموزش معمولا چه ویژگی‌هایی دارد؟

مانند سایر راهکارهای مبتنی بر فضای ابری و نرم‌افزارها، قابلیت‌های یک سیستم مدیریت آموزش بسته به سیستم متفاوت خواهد بود. با این حال، برخی ویژگی‌های معمول وجود دارد که باعث می‌شود یک سیستم به‌عنوان سیستم مدیریت آموزش شناخته شود.

این ویژگی‌های کلیدی عبارت‌اند از:

پشتیبان:

• مدیریت فرایندهای آموزش: برنامه‌ریزی دوره‌های داخلی و خارجی، استفاده از چک‌لیست‌ها برای تکمیل موفقیت‌آمیز دوره‌ها، ایجاد آزمون‌ها، جمع‌آوری نظرات و موارد مشابه.
• مدیریت منابع: برنامه‌ریزی استفاده از مربیان و امکانات.
• مدیریت شرکت‌کنندگان: ویرایش اطلاعات شرکت‌کنندگان، پیگیری پیشرفت، حضور و موارد مشابه.
• اتوماسیون وظایف و رویه‌ها: ارسال تأییدیه ثبت‌نام، پیام‌های پیگیری، یادآوری‌ها و غیره.
• مدیریت مالی: دریافت و پیگیری سفارشات، دریافت پرداخت آنلاین، پیگیری پرداخت‌ها و موارد مشابه.
• داشبورد و گزارش‌دهی: دریافت نمای کلی و بررسی عمیق داده‌های کسب‌وکار شما برای اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده.
• یکپارچگی‌ها: ساخت اکوسیستم نهایی خود از راه‌حل‌های مورد علاقه‌تان. اجازه دهید سیستم‌ها با یکدیگر تعامل داشته باشند.

بخش کاربری:

• یکپارچگی: اطمینان حاصل کنید که ابزار شما اطلاعات به‌روز در مورد دوره‌هایتان را ارائه می‌دهد.
• ثبت‌نام آنلاین: دریافت ثبت‌نام‌ها و پرداخت‌ها مستقیماً از وب‌سایت شما با فرم‌های سفارشی و تقویم‌های دوره.
• پرتال مشتری برای مشتریان خصوصی: به مشتریان خود این امکان را بدهید که وارد شوند، ثبت‌نام‌های خود را مدیریت کنند، گواهی‌نامه‌های دوره را دریافت کنند و اطلاعات خود را به‌روزرسانی کنند.
• پرتال مشتری برای مشتریان شرکتی: به مشتریان شرکتی خود این امکان را بدهید که وارد یک پورتال کاملاً جداگانه شوند که در آن می‌توانند کارمندان خود را برای دوره‌های داخلی شرکت شما ثبت‌نام کنند، پیشرفت کارمندان را پیگیری کنند، نتایج آزمون‌ها و گواهی‌نامه‌های صلاحیت را مشاهده کنند.
• اطمینان از نتایج یادگیری و مستندسازی آن: از شرکت‌کنندگان آزمون بگیرید و گواهی‌نامه‌های دوره و صلاحیت منحصر به فرد صادر کنید.
• اطمینان از رضایت بالای مشتری: فرم‌های ارزیابی الکترونیکی ارسال کنید و بازخورد دریافت کنید که می‌توانید برای بهبود دوره‌های خود از آن استفاده کنید.

برخی از سیستم‌ها همچنین ویژگی‌هایی را ارائه می‌دهند که معمولاً در سیستم‌های مدیریت یادگیری (LMS) ویا سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یافت می‌شوند. با این حال، این بدان معنا نیست که یک سیستم مدیریت آموزش لزوماً می‌تواند جایگزین چنین سیستم‌هایی شود.

 

چگونه یک سیستم مدیریت آموزش کار می‌کند؟

اکثر سیستم‌های مدیریت آموزش، راه‌حل‌های SaaS (نرم‌افزار به‌عنوان خدمت) هستند که در ابر قرار دارند. این به این معنی است که نرم‌افزار قابل اشتراک است و توسط یک ارائه‌دهنده به‌طور از راه دور مدیریت و تحویل داده می‌شود. شما و تیم شما سپس از طریق مرورگر وب به راه‌حل دسترسی خواهید داشت. به عبارت دیگر، برای استفاده از نرم‌افزار کافی است که در این خدمت اشتراک‌گذاری کنید و از طریق اینترنت به آن دسترسی داشته باشید.

مدیریت آموزش از دنیای دیگر

پس از شروع استفاده از ” نرم افزار ایده”، مدیریت آموزش ما به دنیای دیگری منتقل شد. ما از لیست‌های پر دردسر اکسل و ثبت‌نام‌ها از طریق ایمیل به مدیریت آموزشی رسیدیم که مثل یک رویا پیش می‌رود.

“ایده” به وب‌سایت ما متصل است، جایی که بازدیدکنندگان ما می‌توانند نمای کلی از دوره‌ها و پیشنهادات آموزشی ما مشاهده کرده و در دوره‌ها ثبت‌نام کنند. “ایده” ایجاد دوره‌های جدید را آسان می‌کند که در نمای کلی نمایش داده می‌شود، ثبت‌نام‌ها پس از ثبت‌نام مشتری به‌طور مستقیم وارد سیستم می‌شوند و ما ایمیل‌ها و پیامک‌ها را از طریق نرم افزار “ایده” به شرکت‌کنندگان ارسال می‌کنیم. ما یک مشتری بسیار راضی از “ایده” هستیم»

 

2 سیستم مدیریت آموزش برای چه کسانی مناسب است؟

حالا که می‌دانید TMS چیست، ممکن است مفید باشد که درک کنید چه نوع کسب‌وکارهایی و چه نقشی در این کسب‌وکارها می‌توانند از استفاده از چنین سیستمی بهره‌مند شوند.

چه کسانی از سیستم مدیریت فرایندهای آموزش استفاده می‌کنند؟

به طور خلاصه، دو گروه مختلف از نرم‌افزارهای مدیریت آموزش استفاده می‌کنند:

• بخش‌های آموزش داخلی در شرکت‌ها و ارائه‌دهندگان دوره‌ها.
• آموزش‌های خارجی.

این دو گروه را می‌توان به زیرگروه‌های مختلف تقسیم کرد: ارائه‌دهندگان دوره‌های تجاری، سازمان‌های غیرانتفاعی، آموزش عالی، آموزش رسمی و غیررسمی، آموزش‌های داخلی و غیره. برخی فقط دوره‌ها را ارائه می‌دهند، در حالی که دیگران دوره‌ها را به عنوان فعالیت‌های اضافی ارائه می‌کنند.

تمامی این نوع کسب‌وکارها نیازهای متفاوتی دارند و بنابراین از سیستم‌های مدیریت آموزش به روش‌های مختلفی استفاده می‌کنند. بیایید نگاهی به چهار نوع رایج کسب‌وکار بیندازیم و بررسی کنیم که چگونه معمولاً از سیستم‌های مدیریت آموزش استفاده می‌کنند.

 

۴ نوع رایج کسب‌وکارهایی که از سیستم‌های مدیریت آموزش استفاده می‌کنند

برای ارائه‌دهندگان دوره‌های تجاری، سیستم مدیریت آموزش مناسب به شما کمک می‌کند تا چندین دوره را به مشتریان خصوصی و شرکتی بفروشید. سیستم مدیریت آموزش یک “باید” برای هر کسب‌وکار آموزشی تجاری است که می‌خواهد رشد کند. با استفاده از ابزارهای مؤثر فروش و بازاریابی، ارائه ثبت‌نام آنلاین برای دوره‌ها، مدیریت کارآمد ثبت‌نام‌ها و پیگیری پرداخت‌ها، به سرعت از رقبا جلوتر خواهید بود.

خیریه‌ها و سازمان‌های غیرانتفاعی

بسیاری از خیریه‌ها دوره‌ها و آموزش‌هایی برای اعضای خود ارائه می‌دهند و بنابراین می‌توانند از استفاده از یک سیستم برای مدیریت تمام ثبت‌نام‌ها در این دوره‌ها بهره‌مند شوند. در بسیاری از موارد، یک خیریه همچنین از یادآوری‌های خودکار نیاز به تمدید مهارت‌ها و داشبوردهایی که شاخص‌های کلیدی مهم برای سازمان را نشان می‌دهند، بسیار سود می‌برد.

دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی

دانشگاه‌ها معمولاً از یک سیستم مدیریت آموزش به شیوه‌ای متفاوت استفاده می‌کنند. برای این گروه، یک سیستم مدیریت آموزش به‌خوبی برای مدیریت دوره‌های فردی که نیاز به صدور گواهی‌نامه‌های دوره یا صلاحیت دارند، پیگیری پیشرفت شرکت‌کنندگان، دریافت ثبت‌نام‌ها، پیگیری پرداخت‌ها و ارسال ارتباطات مربوط به دوره‌ها کار می‌کند.

 

آموزش داخلی

بسیاری از شرکت‌ها از سیستم‌های مدیریت آموزش برای مدیریت آموزش داخلی کارکنان استفاده می‌کنند. برای کسانی که می‌خواهند این کار را انجام دهند ویژگی‌هایی مانند پیگیری پیشرفت کارکنان، گواهی‌نامه‌ها، نتایج آزمون‌ها و موارد مشابه، بزرگ‌ترین بهره را خواهند داشت.

نکته

اگر شما یک کسب‌وکار تجاری آموزش هستید که آموزش‌های داخلی به دیگر شرکت‌ها ارائه می‌دهید، سیستم‌های مدیریت آموزش وجود دارند که به شما این امکان را می‌دهند که یک پلتفرم با ویژگی‌های مفید فراوان برای مشتریان شرکتی خود ارائه دهید. چنین پلتفرم‌هایی به مشتریان شرکتی شما این امکان را می‌دهند که وارد شوند و کارکنان خود را برای دوره‌های شما ثبت‌نام کنند، پیشرفت کارکنان خود را پیگیری کنند، گواهی‌نامه‌ها، نتایج آزمون‌ها و موارد دیگر را مشاهده کنند. در “ایده” ما به این ویژگی «نرم افزار پرتال مراکز» می‌گوییم.

چه نقشی از TMS بهره‌مند خواهند شد؟

یک سیستم مدیریت آموزش معمولاً توسط افرادی استفاده می‌شود که عنوان‌هایی مانند مدیر آموزش، هماهنگ‌کننده دوره، مدیر دوره، مدیر توسعه و مشابه آن دارند. گاهی اوقات، در شرکت‌های کوچکتر، وظایف مربوط به مدیریت آموزش توسط مدیرسرمایه های انسانی یا دیگر نقش‌هایی که به‌طور اختصاصی با مدیریت آموزش کار نمی‌کنند انجام می‌شود.

علاوه بر افرادی که روزانه از عملکردهای اصلی راه‌حل مدیریت آموزش استفاده می‌کنند تعداد دیگری از نقش‌ها و تیم‌ها چه داخلی و چه خارجی، می‌توانند از سیستم بهره‌مند شوند. زیرا حتی اگر TMS عمدتاً برای وظایف “پشتیبانی” طراحی شده باشد، شما معمولاً برخی از عملکردهای فرانت‌اند را نیز پیدا خواهید کرد. این اغلب به‌صورت پرتال‌های کاربری و دسترسی‌های منحصر به فرد برای نقش‌هایی است که فقط نیاز به دسترسی به بخش‌هایی از سیستم دارند.

در اینجا چند مثال آورده شده است:

ویژگی‌های معمولی که استفاده می‌کنند	نقش
ثبت‌ حضور و غیاب، بارگذاری مطالب دوره، چک‌لیست، نمای کلی دوره و شرکت‌کنندگان، تأیید ثبت‌نام‌ها برای دوره‌های خود، ارسال آزمون‌ها و نظرات	مدرس
رزرو کارکنان برای دوره‌ها، دسترسی به پیشرفت کارکنان و گواهی‌نامه‌های دوره.	مشتری تجاری
پرتال کاربری که در آن شرکت‌کننده می‌تواند وارد شود و نمای کلی دوره‌های ثبت‌نام‌شده را مشاهده نمایند، نمدیرت مالی انجام دهند، فرم ارزیابی را تکمیل نمایند وگواهی‌نامه‌های خود را مشاهده کند.	شرکت‌کننده

 

آیا برای بهره‌برداری از TMS باید نوع خاصی از کسب‌وکار آموزش باشیم؟

خیر. راه‌حل‌های مختلفی برای مدیریت آموزش وجود دارد که به مقاصد مختلف تطبیق یافته‌اند. این بدان معنی است که سیستم برای هر کسی که در دسترس است چه در یک کسب‌وکار آموزشی تجاری یا غیرانتفاعی چه آموزش داخل سازمانی کار می‌کند.

سیستم‌های آموزشی نیز وجود دارند که برای شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ مناسب هستند. تأمین‌کنندگان معمولاً بسته‌های مختلفی ارائه می‌دهند که برای شرکت‌های با اندازه‌ها و نیازهای مختلف مناسب هستند.

علاوه بر این، یک TMS برای بیشتر صنایع و انواع آموزش ها مناسب خواهد بود. با یک TMS مناسب می‌توانید همه چیز را مدیریت کنید، از دوره‌های حضوری مبتنی بر حضور در کلاس‌ها گرفته تا دوره‌های آنلاین و آموزش‌های ترکیبی.

در “ایده”، ما طیف گسترده‌ای از مشتریان در صنایع مختلف با دوره‌های متنوع داریم. اگر به وب سایت ایده مراجعه کنید، خواهید دید که مشتریان ما در چندین دسته و کسب وکار مختلف هستند. به عبارت دیگر سیستم مدیریت آموزش ایده‌آل شما قطعاً در اینجا موجود است.

 

آیا برای کسب‌وکارهای کوچک نیاز به TMS داریم؟ 

در حالی که شرکت‌های بزرگ به دلیل کاهش بار اداری زیاد برای هر شرکت‌کننده (که برای شرکت‌های بزرگ بسیار زیاد است) از TMS بهره‌مند می‌شوند، یک TMS به همان اندازه برای کسب‌وکارهای کوچک مفید خواهد بود.

• در واقع، کسب‌وکارهای کوچک زیادی وجود دارند که از خرید یک TMS نتایج خوبی دریافت کرده‌اند. دلایل زیادی برای این امر وجود دارد. در کسب‌وکارهای کوچک، کارکنان اغلب چندین نقش و دامنه وسیعی از وظایف دارند. با کمک یک سیستم مدیریت آموزش، کارکنان زمان آزاد برای انجام وظایفی خواهند داشت که کسب‌وکار را رشد می‌دهند.
• با واگذاری بسیاری از وظایف به تعداد کمی از کارکنان، معمولاً نیروی کافی برای انجام تمام وظایف وجود ندارد. با سیستم‌های مناسب، شرکت قادر خواهد بود کیفیت بالاتری را هم در ارائه دوره‌ها و هم در خدمات به مشتریان ارائه دهد. این به نوبه خود می‌تواند درآمد را افزایش داده و فرصت‌هایی برای رشد بیشتر ایجاد کند.

به عبارت دیگر، یک سیستم مدیریت آموزش به همان اندازه برای کسب‌وکارهای کوچک مفید است که برای کسب‌وکارهای بزرگ مفید خواهد بود.

 

3 چرا باید در یک سیستم مدیریت آموزش سرمایه‌گذاری کنیم؟

دلایل زیادی وجود دارد که چرا خرید نرم‌افزار مدیریت آموزش مفید است. یک سیستم مدیریت آموزش (TMS) می‌تواند به شما در حل چندین چالش مختلف کمک کند و همچنین مزایای رقابتی زیادی به شما بدهد.

بیایید ببینیم این سیستم می‌تواند چه چالش‌هایی را برای شما حل کند و مزایای آن چیست.

چالش‌هایی که سیستم مدیریت آموزش می‌تواند حل کند

برخی از رایج‌ترین چالش‌هایی که ارائه‌دهندگان آموزش با آن مواجه هستند، فرآیندهای وقت‌گیر و ناکارآمد در بسیاری از جنبه‌های فعالیت‌های آموزشی است. رسیدگی به ثبت‌نام‌ها و شرکت‌کنندگان برای بسیاری از افراد مصرف وقت غیرضروری است. اما ما همچنین می‌بینیم که زمان زیادی برای به‌روزرسانی اطلاعات دوره در کانال‌های مختلف بازاریابی، ارتباطات ورودی و خروجی با مشتریان، صدور صورت‌حساب، صدور گواهی‌نامه‌های دوره و صلاحیت، مدیریت منابع، آزمون نتایج یادگیری و دریافت نظرات از افرادی که در دوره‌ها شرکت کرده‌اند، صرف می‌شود.

علاوه بر این، بسیاری از افراد با استفاده از چندین سیستم و سند مختلف که با یکدیگر تعامل ندارند مشکل دارند. بنابراین،  همچنین آن‌ها با مشکلاتی مانند تکرار کار و دریافت ارقام کلیدی مهم که به آن‌ها در اتخاذ تصمیمات خوب کمک می‌کند، روبرو هستند.

یک راه‌حل مدیریت آموزش می‌تواند به شما در تمام این موارد کمک کند. از طریق اتوماسیون وظایف، ادغام با سیستم‌های دیگر و فرآیندهای کاری بهینه در سیستمی که به طور خاص برای مدیریت تمام این موارد طراحی شده است، چالش‌ها به گذشته تبدیل خواهند شد.

 

مزایای سیستم مدیریت آموزش

مزایا و امتیازاتی که از استفاده از یک سیستم مدیریت آموزش (TMS) به دست می‌آورید بسیار زیاد هستند به همین دلیل ما سعی کرده‌ایم تا آن را برای شما ساده کنیم و یک لیست کلی از این مزایا را ارائه دهیم:

• اتوماسیون کارهای تکراری و آزاد کردن زمانی که می‌توانید آن را برای انجام وظایف ارزش‌افزوده صرف کنید.
• ایجاد مشتریان راضی از طریق مدیریت کارآمد ثبت‌نام‌ها، مشتریان، شرکت‌کنندگان و تاریخچه آموزش‌ها.
• بهبود دوره‌های آموزشی از طریق جمع‌آوری مداوم نظرات شرکت‌کنندگان که به شما کمک می‌کند دوره‌های خود را بهبود دهید.
• افزایش درآمد با کمک ابزارهایی که به شما کمک می‌کنند فرصت‌های فروش را کشف کنید،کمپین‌ها را اجرا کنید، بسته‌های دوره‌ای ارائه دهید، پرداخت‌ها را پیگیری کنید و حتی در صورت لغو‌ درآمد خود را حفظ کنید.
• بیشترین استفاده از منابع خود از طریق برنامه‌ریزی استراتژیک استفاده از مکان‌ها و مدرسان.
• اتخاذ تصمیمات تجاری حیاتی بهتر با دسترسی آسان به ارقام کلیدی مهم.

 

البته، مزایای بیشتری نیز وجود دارد، اما فکر می‌کنیم شما متوجه موضوع شده‌اید.

حال که هم به چالش‌هایی که یک TMS می‌تواند به شما کمک کند و هم به مزایایی که چنین سیستمی می‌تواند ارائه دهد نگاه کردیم، فکر می‌کنیم منطقی است که جنبه‌های کمتر مثبت این موضوع را نیز ذکر کنیم.

 

جنبه‌های منفی یک سیستم مدیریت آموزش چیست؟

همیشه ممکن است معایبی در پی خرید یک سیستم جدید وجود داشته باشد. این موضوع در مورد سیستم‌های مدیریت آموزش نیز صادق است:

1. هزینه‌ها

البته هزینه‌هایی مربوط به خرید و استفاده از یک سیستم مدیریت آموزش وجود دارد. در بیشتر موارد، شما باید برای اشتراک سالیانه سرویس های پشتیبانی هزینه بپردازید. برخی از تأمین‌کنندگان نیز ممکن است از شما بخواهند هزینه اضافی به ازای هر شرکت‌کننده ویا دوره‌ای که در سیستم مدیریت می‌کنید، پرداخت کنید(ایده از این قانون مستثنی است).

 

2. محدودیت در پوشش نیازهای دیگر

یک سیستم مدیریت آموزش به‌طور ویژه برای حل چالش‌های اداری شما در رابطه با مدیریت آموزش ها طراحی شده است. بنابراین نیازهای دیگری که ممکن است داشته باشید را پوشش نمی‌دهد. می‌توانید در اینجا بیشتر در مورد تفاوت‌های یک TMS با دیگر سیستم‌های مشابه بخوانید.

 

3. یادگیری سیستم جدید

چه شما از یک سیستم قدیمی‌تر به سیستم جدید منتقل شوید چه اولین‌بار باشد که یک TMS می‌خرید، باید به کار کردن در یک سیستم جدید عادت کنید. نه‌تنها شما و تیم‌تان باید سیستم جدید را یاد بگیرید، بلکه ممکن است مجبور شوید روش‌های جدیدی برای انجام کارها بیاموزید. این امر هم زمان و هم تلاش می‌طلبد.

با این حال، همه این جنبه‌ها لزوماً منفی نیستند. به‌ویژه از منظر بلندمدت. برای مشاهده اینکه چگونه این جنبه‌های منفی می‌توانند به جنبه‌های مثبت تبدیل شوند.

 

4 یک سیستم مدیریت آموزش چگونه از سایر سیستم‌ها متفاوت است؟

تعداد محدودی نرم‌افزار وجود دارد که شرکت‌های آموزشی برای پاسخگویی به نیازهای خود از آن‌ها استفاده می‌کنند. عملکردهای این سیستم‌ها اغلب با هم همپوشانی دارند و گاهی اوقات مشخص نیست که هر سیستم دقیقاً برای چه کاری باید استفاده شود. بیایید بررسی کنیم که کدام سیستم‌ها را نباید با یک سیستم مدیریت آموزش (TMS) اشتباه گرفت و همچنین تفاوت TMS با این سیستم‌ها در چیست.

در سیستم‌های مدیریت آموزش، شما اغلب ایمیل‌های خودکار، ابزارهای فروش، ابزارهای ارتباطی و ذخیره‌سازی گواهینامه‌های دوره را خواهید یافت. با این حال، این به این معنا نیست که یک TMS همچنین یک سیستم اتوماسیون بازاریابی، یک سیستم مدیریت یادگیری یا یک سیستم مدیریت فروش است. در حالی که یک سیستم مدیریت آموزش برای مدیریت کسب‌وکار اصلی شما طراحی شده است، لزوماً سایر نیازهای سیستم کسب‌وکار شما را پوشش نمی‌دهد. ممکن است فکر کنید که بهترین گزینه استفاده از یک سیستم برای انجام همه چیز باشد، اما لزوماً اینطور نیست.

در حقیقت، اغلب بهتر است که سیستم‌های مختلفی برای مدیریت بخش‌های مختلف کسب‌وکار خود انتخاب کنید. سپس شما این فرصت را خواهید داشت که بهترین سیستم را در هر دسته انتخاب کنید. این به این معناست که می‌توانید این سیستم‌ها را به یکدیگر لینک کنید.

بنابراین، مهم است که مشخص کنیم یک نرم‌افزار مدیریت آموزش چیست و چیست نیست، تا بتوانید درک بهتری از اینکه چه سیستم‌های دیگری را می‌توانید با TMS خود یکپارچه کنید، پیدا کنید. در اینجا سیستم‌های معمولی که بسیاری از افراد با آن‌ها اشتباه می‌گیرند و یا سعی می‌کنند به عنوان سیستم مدیریت آموزش استفاده کنند آورده شده است:

• سیستم مدیریت یادگیری (LMS)
• سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• سیستم مدیریت محتوا (CMS)
• سیستم مدیریت فروش (SMS)
• سیستم اتوماسیون بازاریابی (MAS)

مهم است که اشاره کنیم که یک TMS اغلب ویژگی‌هایی را شامل می‌شود که در این سیستم‌ها نیز پیدا می‌شود. این معمولاً به این دلیل است که این ویژگی‌ها برای مدیریت دوره‌ها مفید هستند، یا به شما این امکان را می‌دهند که به راحتی این عملکرد را به ویژگی‌های مشابه در سایر سیستم‌های خود لینک کنید.

 

سیستم مدیریت یادگیری (LMS) در مقابل سیستم مدیریت آموزش (TMS)

آیا تفاوت بین یک سیستم مدیریت یادگیری (LMS) و یک سیستم مدیریت آموزش (TMS) برای شما مبهم است؟ نه تنها مفاهیم بسیار مشابه به نظر می‌رسند بلکه بسیاری از عملکردهای سیستم‌های مختلف برای چشم ناآگاه نیز مشابه به نظر می‌رسند. با این حال، تفاوت‌های میان این سیستم‌ها آن‌قدر بزرگ است که در صورتی که یکی را به اشتباه به‌جای دیگری انتخاب کنید، ممکن است با چالش‌های زیادی روبه‌رو شوید.

اگرچه ما قبلاً تعریف کردیم که یک سیستم مدیریت آموزش چیست، در اینجا یک نسخه کوتاه از آن را اضافه می‌کنیم تا مقایسه سیستم‌ها در کنار یکدیگر برای شما راحت‌تر باشد.

یک سیستم مدیریت آموزش نرم‌افزاری است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مدیریت آموزش را بهینه‌سازی و ساده‌سازی کنند، عمدتاً برای آموزش‌های تحت هدایت مربی به‌صورت حضوری برنامه ریزی می شوند.

یک سیستم مدیریت یادگیری نرم‌افزاری است که به ارائه‌دهندگان آموزش کمک می‌کند تا آموزش الکترونیکی را ارائه دهند، از جمله به‌عنوان یک پلتفرم برای محتوای آنلاین که شرکت‌کنندگان می‌توانند به‌طور مستقل از آن عبور کنند.

واضح‌ترین تفاوت بین این دو سیستم مختلف این است که یک سیستم مدیریت آموزش بر فرآیندهای “پشت‌صحنه” متمرکز است. این بدان معناست که کسانی که آموزش ها را مدیریت می‌کنند از آن بهره‌مند می‌شوند. از سوی دیگر، یک سیستم مدیریت یادگیری بر عملکردهای “جلوصحنه” تمرکز دارد و به کسانی که در حال یادگیری هستند کمک می‌کند.

 

یک سیستم LMS معمولاً بر سه زمینه اصلی تمرکز دارد:

• طراحی دوره‌های متناسب و ایجاد دوره‌های آنلاین و آفلاین.
• اطلاعات دوره مانند محتوای یادگیری، منابع یادگیری، آزمون ها،گواهینامه‌ها و غیره.
• پیگیری پیشرفت. مدیریت داده‌ها در مورد پیشرفت شرکت‌کنندگان، ابزارهای ارتباطی بین مربی و شرکت‌کننده برای ارزیابی پیشرفت.

همانطور که احتمالاً متوجه شده‌اید، بسیاری از ارائه‌دهندگان به هر دو سیستم TMS و LMS نیاز خواهند داشت. به‌ویژه اگر شما هم دوره‌های آنلاین و هم دوره‌های حضوری ارائه می‌دهید. بنابراین اطمینان حاصل کنید که دو سیستمی که انتخاب می‌کنید می‌توانند با هم تعامل داشته باشند. در غیر این صورت، خطر این را دارید که زمان زیادی را صرف وارد کردن داده‌های یکسان چندین بار در سیستم‌های مختلف کنید. به همین دلیل است که ما سال هاستً سیستم مدیریت یادگیری “ایده” را راه‌اندازی کرده‌ایم تا با سیستم مدیریت آموزش پرطرفدار خود ترکیب شود.

 

آیا می‌توانیم TMS خود را با سیستم‌های دیگر یکپارچه کنیم؟

پاسخ بله است. اگر TMS شما قابلیت یکپارچگی با سیستم‌های دیگر را ندارد، باید فوراً به دنبال یک TMS جدید باشید. اطمینان حاصل کنید که TMS شما سیستمی است که از قبل قابلیت یکپارچه‌سازی‌ها را دارد.

در “ایده”، ما اغلب در مورد «اکوسیستم ایده‌آل» صحبت می‌کنیم. منظور ما این است که شما باید ترکیبی از سیستم‌ها را پیدا کرده و یکپارچه کنید که در کنار یکدیگر بیشترین و بزرگترین مزایا را برای کسب‌وکار شما فراهم کنند. اکوسیستم ایده‌آل برای هر کسی متفاوت خواهد بود. اما برای اکثر ارائه‌دهندگان دوره، یک TMS هسته مرکزی اکوسیستم خواهد بود. در اینجا چگونگی نمایش آن آورده شده است:

آیا ما نیاز به تعویض سایر سیستم‌ها هنگام پیاده‌سازی TMS را داریم؟

در واقع این معمولاً چیزی نیست که شما نیاز به انجام آن داشته باشید.

بیشتر راه‌حل‌های مدیریت آموزش امروزی می‌توانند با سایر سیستم‌های مورد علاقه شما یکپارچه شوند. یکپارچگی‌ها به شما این امکان را می‌دهند که سیستم جدید خود را با سیستم‌های دیگری که تیم شما استفاده می‌کند، ارتباط دهید.

با این حال ممکن است که شما بتوانید سیستم‌های قدیمی را هنگام پیاده‌سازی TMS کنار بگذارید. یک TMS با ویژگی‌های زیاد قادر خواهد بود چندین فرآیندی را که شما اکنون در سایر سیستم‌ها انجام می‌دهید، بر عهده بگیرد.

اگر شما در حال بررسی یک راه‌حل TMS هستید که به نظر نمی‌رسد قادر به یکپارچه‌سازی با سیستم‌های فعلی شما باشد، می‌توانید از تأمین‌کننده راه‌حل بپرسید که آیا یکپارچگی در نقشه‌راه توسعه آن‌ها قرار دارد. همچنین ممکن است که شما وارد همکاری برای توسعه یکپارچگی خاصی شوید که به دنبال آن هستید. فقط از تأمین‌کننده TMS خود بپرسید.

به‌طور جایگزین، می‌توانید این را به عنوان یک فرصت عالی برای به‌روزرسانی سایر سیستم‌های قدیمی به سیستم‌های جدید و بهتر در نظر بگیرید. بیشتر تأمین‌کنندگان TMS بهترین سیستم‌ها را برای یکپارچگی انتخاب می‌کنندو شما نیز باید همین کار را انجام دهید.

 

5 هزینه‌ها و بازده‌هایی که یک سیستم مدیریت آموزش می‌تواند به همراه داشته باشد چیست؟

البته که سرمایه‌گذاری در یک سیستم مدیریت آموزش هزینه‌بر است. اما واقعاً چقدر هزینه دارد و آیا این سرمایه‌گذاری ارزش پولی که خرج می‌شود را دارد؟

 

چقدر هزینه دارد یک سیستم مدیریت آموزش؟

اگرچه سایت های تامین کنندگان می‌توانند راهنمایی‌هایی درباره قیمت‌های تأمین‌کنندگان به شما بدهند، اما ممکن است در میان جنگل ویژگی‌ها دچار سردرگمی شوید و متوجه نشوید که واقعاً در ازای پولی که پرداخت می‌کنید چه چیزی دریافت خواهید کرد.

همچنین این‌طور نیست که تأمین‌کنندگان همیشه اطلاعاتی درباره قیمت‌ها در وب‌سایت خود داشته باشند. بنابراین ما شما را تشویق می‌کنیم که با هر تأمین‌کننده به‌طور جداگانه تماس بگیرید تا اطلاعات به‌روزرسانی‌شده، صحیح و دقیق درباره قیمت‌ها و آنچه در بسته‌های مختلف ارائه می‌شود را دریافت کنید.

هنگامی که قیمت‌های تأمین‌کنندگان را مقایسه می‌کنید، مهم است که به استراتژی قیمت‌گذاری تأمین‌کنندگان توجه داشته باشید. فریب قیمت پایین را نخورید. بسیاری از تأمین‌کنندگان قیمت پایین را ارایه می دهند، اما از شما می‌خواهند که هزینه‌ای به ازای هر مشتری یا در فواصل زمانی مختلف پرداخت کنید. این ممکن است وسوسه‌انگیز به نظر برسد، اما به این معنی است که قیمت هم‌زمان با رشد شما افزایش می‌یابد. اگر هدف شما رشد است، راه‌حل‌هایی با چنین مدل‌های قیمت‌گذاری ممکن است در بلندمدت بسیار گران شوند.

 

استراتژی‌های قیمت‌گذاری مختلف می‌تواند باعث افزایش قیمت به دلایلی مانند:

• تعداد ویژگی‌ها
• تعداد دوره‌ها
• تعداد شرکت‌کنندگان
• تعداد کاربران سیستم
• گردش مالی

همچنین قیمت یک سیستم مدیریت آموزش ممکن است بسته به طول مدت قرارداد و اینکه شما تصمیم می‌گیرید ماهیانه یا سالیانه پرداخت کنید، متفاوت باشد. معمولاً اگر برای مدت طولانی‌تری متعهد شوید، قیمت بهتری دریافت خواهید کرد.

ممکن است لازم باشد توجه کنید که برخی از تأمین‌کنندگان نرخ‌های تخفیفی برای استارتاپ‌ها یا کسب‌وکارهای با گردش مالی پایین ارائه می‌دهند. حتماً با بخش فروش ما تماس بگیرید تا بدانید آیا “ایده” می‌تواند این تخفیف‌ها را به کسب‌وکار شما ارائه دهد.

و به هیچ‌وجه فراموش نکنید که هزینه راه‌اندازی را در نظر بگیرید. اکثر سیستم‌ها، نه فقط سیستم‌های مدیریت آموزش، نیاز به هزینه راه‌اندازی دارند که البته باز هم ایده از آن مستثنی هست.

مهم است که فقط به هزینه شروع با یک سیستم نگاه نکنید. تأمین‌کننده‌ای پیدا کنید که مدل قیمت‌گذاری آن با برنامه‌های بلندمدت کسب‌وکار شما هم‌خوانی داشته باشد.

 

آیا قیمت آن ارزشش را دارد؟

پاسخ کوتاه به این سوال “بله” است.

دلایل زیادی وجود دارد که چرا داشتن یک سیستم مدیریت آموزش برای شما سودآور است.

اگرچه بسیاری از سیستم‌های مدیریت آموزش ممکن است در نگاه اول گران به نظر برسند، مهم است که هزینه‌هایی که برای خرید یک سیستم TMS پرداخت می‌کنید را با آنچه که از آن به دست خواهید آورد مقایسه کنید.

بیایید نگاهی بیندازیم به اینکه چرا ما (و بسیاری دیگر) فکر می‌کنیم سرمایه‌گذاری در یک سیستم مدیریت آموزش ارزشش را دارد.

 

زمان برابر با پول است

یک سیستم مدیریت آموزش وقت شما را ذخیره می‌کند و زمان برابر با پول است. با استفاده از یک TMSدیگر نیازی نیست زمان زیادی را صرف کارهای اداری کنید. شما می‌توانید این زمان را به بهبود دوره‌ها، بازاریابی و فروش آموزش‌ها، تدریس و بسیاری کارهای دیگر اختصاص دهید. به عبارت دیگر: شما تنها منابع را ذخیره نمی‌کنید، بلکه می‌توانید از این منابع ذخیره‌شده برای انجام وظایف دیگر که درآمدزاست، استفاده کنید.

در اینجا برخی از مثال‌هایی که با استفاده از یک سیستم مدیریت آموزش می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید آورده شده است:

• ارتباطات خودکار. ارتباطات با شرکت‌کنندگان، مدیران رزرو در مشتریان شرکتی شما ویا کارکنان خود را خودکار کنید. راحت بنشینید و استراحت کنید در حالی که سیستم به جای شما ارتباط برقرار می‌کند.
• یکپارچگی با سایر سیستم‌ها. با دوباره کلیک کردن خداحافظی کنید و فرآیندهای خسته‌کننده. همه چیز را از یک مکان مدیریت کنید، به جای ورود به سیستم‌های مختلف برای انجام همان کار بارها و بارها.
• اجازه دهید مشتریان شرکتی خود کارها را انجام دهند. اگر TMS شما ماژول پرتال مراکز آموزش مخصوص برای مشتریان شرکتی شما دارد، مشتریان شما می‌توانند بدون نیاز به دخالت شما، کارکنان خود را برای دوره‌های شما رزرو کنند.
• تمام کارکنان یک نمای کلی در یک مکان دریافت می‌کنند. یک سیستم مدیریت آموزش توسعه‌یافته برای انواع مختلف نقش‌ها در کسب‌وکار شما مفید است. در حالی که مدیر دوره می‌تواند دوره‌ها را از سیستم منتشر و به‌روزرسانی کند، مربیان می‌توانند حضور را ثبت کرده و آزمون‌ها و ارزیابی‌ها را مستقیماً از سیستم ارسال کنند. فروشندگان می‌توانند از ابزارهای فروش سیستم استفاده کنند و بازاریاب می‌تواند ارتباطات داخلی و خارجی را شخصی‌سازی کند. مدیر صورت‌حساب می‌تواند اطلاعات مالی را استخراج کند و مدیر کل می‌تواند آمار مهم را در داشبورد دنبال کند. این بدان معناست که ابزارهای صرفه‌جویی در زمان برای همه تیم‌ها وجود دارد و هر کسی یک نمای کلی از کسب‌وکار آموزش شما دریافت می‌کند.
• با همان تیم کارهای بیشتری انجام دهید. نیازی به استخدام افراد جدید به‌صورت مکرر نیست، زیرا یک سیستم مقیاس‌پذیر در اختیار دارید.نیازی به استخدام افراد جدید به‌طور مداوم نیست، زیرا شما یک سیستم مقیاس‌پذیر دارید.
• خطاهای انسانی کمتر. زمانی که سیستم کارها را برای شما انجام می‌دهد، نیازی نیست زمان خود را صرف اصلاح خطاهایی کنید که از سوی انسان‌ها ایجاد شده است.

 

فرصت برای دریافت قیمت بالاتر

با استفاده از یک TMS، هم خدمات مشتریان شما و هم پیشنهادات خدماتی شما قادر خواهند بود کیفیت خود را به‌طور چشمگیری افزایش دهند. دوره‌های با کیفیت بالا و خدمات مشتری عالی، تجربه‌های مشتری خوب ایجاد می‌کنند این بدان معناست که مردم نیز آماده خواهند بود بیشتر برای آنچه شما ارائه می‌دهید، پرداخت کنند. بنابراین، شما می‌توانید قیمت بالاتری بگیرید و درآمد خود را افزایش دهید.

حذف سایر سیستم‌ها

گاهی اوقات خرید یک راه‌حل برای مدیریت آموزش به این معناست که شما می‌توانید از سیستم‌هایی که در حال حاضر استفاده می‌کنید و برای آن‌ها هزینه می‌کنید خلاص شوید. با انجام کارهای بیشتر در TMS خود، شما قادر خواهید بود پولی را که در غیر این صورت برای سیستم‌های دیگر خرج می‌کردید، ذخیره کنید.

 

آیا محدودیتی در تعداد شرکت‌کنندگان که می‌توانیم در یک سیستم مدیریت آموزش داشته باشیم وجود دارد؟

این بستگی به سیستم و مدل قیمت‌گذاری تأمین‌کننده دارد. در برخی از تأمین‌کنندگان، بسته‌هایی با تعداد محدود شرکت‌کنندگان خریداری می‌کنید، در حالی که در برخی دیگر باید برای هر شرکت‌کننده اضافی هزینه پرداخت کنید. همچنین راه‌حل‌هایی وجود دارند که هیچ محدودیتی در تعداد شرکت‌کنندگان ندارند.

اگر به دنبال یک سیستم مقیاس‌پذیر هستید که بتوانید برای چندین سال رشد از آن استفاده کنید، ممکن است گزینه آخر برای شما مناسب باشد.

در “ایده”، ما هیچ محدودیتی در تعداد شرکت‌کنندگان که می‌توانید در سیستم داشته باشید نداریم. ما می‌خواهیم کسب‌وکار شما بتواند همراه با سیستم رشد کند و این نیز در مدل قیمت‌گذاری ما منعکس شده است. برای مشاهده نمای کلی از قیمت‌های ما، اینجا را بررسی کنید.

 

6 چطور می‌فهمیم که باید در یک سیستم مدیریت آموزش (TMS) سرمایه‌گذاری کنیم؟

آیا مطمئن نیستید که کسب‌وکار شما به یک سیستم مدیریت آموزش نیاز دارد؟ ما می‌توانیم یک تحلیل عمیق از کسب‌وکار شما انجام دهیم تا به این نتیجه برسیم. با این حال، گاهی اوقات استفاده از یک چک‌لیست ساده‌تر و به همان اندازه مؤثر است. اگر بتوانید بیشتر از دو مورد از آیتم‌های چک‌لیست زیر را علامت بزنید، احتمالاً کسب‌وکار شما به یک سیستم مدیریت آموزش نیاز دارد.

 

چک‌لیست آیا شما آماده برای یک سیستم مدیریت آموزش هستید؟

1. ثبت‌نام‌ها از طریق ایمیل به ما ارسال می‌شود.
2. تیم ما به صورت دستی شرکت‌کنندگان را برای دوره‌ها ثبت‌نام می‌کند.
3. ما با فرآیندهای ناکارآمدی در خصوص صدور گواهی‌نامه‌های دوره، ارسال مجدد گواهی‌نامه‌ها ویا استفاده از سیستم‌های ثبت‌نام و گواهی‌نامه که با هم تعامل ندارند، مواجه هستیم.
4. ما از سیستم‌ها و اسناد مختلفی برای مدیریت فعالیت‌های دوره‌ها استفاده می‌کنیم. این‌ها با هم تعامل ندارند و بنابراین مجبوریم اطلاعات مشابه را چندین بار پردازش کنیم.
5.  ما مبلغ زیادی را به دلیل لغوها از دست می‌دهیم.
6. ما دسترسی سریع به داده‌ها و شاخص‌های کلیدی لازم برای اتخاذ تصمیمات صحیح نداریم.
7. باید به صورت دستی شرکت‌کنندگان را با تاییدیه‌های ثبت‌نام، یادآوری‌ها، ارسال مواد دوره، گواهی‌نامه‌های دوره و موارد مشابه پیگیری کنیم.
8.  ما راه‌حل‌های خوبی برای پیگیری مشتریان شرکتی و تاریخچه دوره‌های آن‌ها در دست نداری
9. زمان زیادی را صرف پیگیری ارتباطات ورودی و خروجی با شرکت‌کنندگان دوره می‌کنیم.
10. فرآیندهای پیچیده و دستی در خصوص انتقال اطلاعات از سیستم ثبت‌نام به سیستم فاکتوردهی داریم.
11.  کارکنان زیادی در دوره‌های ما دخیل هستند و زمان زیادی را صرف برنامه‌ریزی استفاده از منابع، یادآوری‌ها و پیگیری وظایف می‌کنیم.
12.  زمان زیادی را صرف به‌روزرسانی اطلاعات دوره در کانال‌های بازاریابی خود می‌کنیم.
13. اطلاعات شخصی در سیستم‌ها و اسناد مختلفی ذخیره می‌شود و ما دید کمی از جریان آن‌ها داریم.
14. ما بینش خوبی در خصوص اینکه شرکت‌کنندگان ما واقعاً چه نظری درباره دوره‌های ما دارند یا چه مهارت‌هایی پس از اتمام دوره کسب کرده‌اند، نداریم.
15.  ما راه‌حل‌های خوبی برای بازاریابی و فروش مؤثر دوره‌ها به مشتریان موجود در پایگاه داده خود نداریم.

 

کدام سیستم مدیریت آموزش بهترین است؟

این کمی شبیه به پرسیدن این سوال است: “کدام ماشین بهترین ماشین است؟”. بستگی دارد که شما به دنبال یک ماشین خانوادگی، ماشینی که پتانسیل جذب شرکای احتمالی را داشته باشد، ماشینی که در شهر استفاده شود، یا ماشینی که بتواند در جاده‌های ناهموار حرکت کند باشید.

بهترین سیستم، سیستمی است که آنچه شما نیاز دارید را انجام دهد. و با اینکه تمام سیستم‌های مدیریت آموزش ویژگی‌های مشترک مهمی دارند، تفاوت‌های مهمی نیز بین آن‌ها وجود دارد.

ما در بخش بعدی این مقاله به این موضوع خواهیم پرداخت که چگونه سیستم مناسب خود را پیدا کنید. اما در اینجا یک مرور کلی از برخی سیستم‌هایی که ممکن است بخواهید آن‌ها را بررسی کنید آورده شده است:

• “ایده” (شگفت‌زده شدید؟)
• Administrate
• Training orchestra
• Access Planit
• Arlo

 

چگونه سیستم مناسب برای خود را انتخاب کنیم؟

پیدا کردن سیستمی که برای کسب‌وکار شما مناسب باشد پیچیده نیست. با این حال، مهم است که انتخاب دقیقی انجام دهید تا به سیستمی برسید که بتواند با شما رشد کند و برای تیم شما در سال‌های زیادی کار کند. هیچ چیزی ناامیدکننده‌تر از پیاده‌سازی سیستمی نیست که بعدها مجبور شوید آن را جایگزین کنید چون وقت کافی برای انتخاب خوب نداشتید.

ما قبلاً یک فرآیند ۵ مرحله‌ای ایجاد کرده‌ایم که باید آن را طی کنید تا اطمینان حاصل کنید که به سیستم مناسب می‌روید.

در اینجا یک خلاصه سریع آمده است:

1.نیازهای کسب‌وکار خود را تحلیل کنید

2.فهرستی از نیازها تهیه کنید

3.گزینه‌ها را پیدا کنید

4.ارزیابی‌هایی از سه سیستم برتر انجام دهید

5.یک انتخاب کنید

1.نیازهای کسب‌وکار خود را تحلیل کنید

اولین کاری که باید انجام دهید، روشن کردن نیازهای کسب‌وکار خود است.

در صورت امکان، همکارانی که از سیستم استفاده خواهند کرد، ترجیحاً از بخش‌های دیگر را نیز درگیر کنید تا بتوانید درباره نحوه همکاری آن‌ها با یکدیگر گفت‌وگو کنید.

2.فهرستی از نیازها تهیه کنید

دسته‌بندی کنید:

• چه ویژگی‌هایی «ضروری» هستند؟
• چه ویژگی‌هایی «خوب است داشته باشند»؟
• همچنین ممکن است بررسی اینکه آیا برخی از ویژگی‌هایی که به آن‌ها نیاز دارید، از قبل از طریق سیستم‌هایی که در حال حاضر استفاده می‌کنید در دسترس هستند یا خیر، مفید باشد.

 

3. گزینه‌ها را پیدا کنید

با در دست داشتن فهرست کامل نیازها، آماده‌اید که به مرحله بعدی بروید. اکنون زمان آن است که چند فروشنده سیستم بالقوه پیدا کنید.

4. ارزیابی‌هایی از سه سیستم برتر انجام دهید

اکنون که گزینه‌های نهایی خود را روی کاغذ آورده‌اید، مهم است که بررسی کنید آیا آن‌ها با فهرست نیازهای شما مطابقت دارند یا نه. احتمالاً چند گزینه فعلی باقی مانده‌اند و اکنون باید زمانی را صرف بررسی بیشتر آن‌ها کنید.

علاوه بر این حتما بخواهید یک دموی محصول دریافت کنید. از طریق یک دمو، یک کارشناس محصول بینشی از نیازهای شما به دست می‌آورد و در نتیجه به شما نشان می‌دهد که چگونه راه‌حل می‌تواند دقیقاً این نیازها را برآورده کند.

شما مجبور نخواهید بود در سیستمی ناآشنا بدون درک عملکردهای مختلف سردرگم شوید، و همچنین نیازی به مطالعه صفحات طولانی PDF با اطلاعات محصول نخواهید داشت. از طریق دمو، این فرصت را دارید که سؤال بپرسید، تا مطمئن شوید که راه‌حل واقعاً شامل عملکردهایی است که در فهرست نیازهای خود دارید.

۵. انتخاب کنید

اگر تا این مرحله کار را با دقت انجام داده‌اید، حالا باید چند سیستم در نظر داشته باشید که فکر می‌کنید برای کسب‌وکار شما مناسب هستند.

اکنون زمان آن رسیده است که از گزینه‌های برتر خود درخواست قیمت کنید. به یاد داشته باشید که به مواردی مانند موارد زیر توجه کنید:

• قیمت
• گزینه‌های وارد کردن اطلاعات (اگر می‌خواهید اطلاعات را به سیستم جدید منتقل کنید)
• زمان‌های ممکن برای پیاده‌سازی
• فرصت‌های یکپارچه‌سازی
• مدت زمان قرارداد
• امکان سفارشی‌سازی‌های ویژه

اما به یاد داشته باشید که در اینجا ممکن است به‌راحتی در دام بیفتید. بسیاری از سازمان ها ارزان‌ترین راه‌حل را انتخاب می‌کنند با وجود اینکه عملکرد آن در موارد ذکرشده در فهرست نیازها، بهترین نیست. در درازمدت این می‌تواند بسیار پرهزینه‌تر و زمان‌برتر از

انتخاب درست از همان ابتدا باشد. مطمئن شوید که راه‌حلی که انتخاب می‌کنید واقعاً نیازهای شما را برآورده می‌کند و بیشترین بازگشت سرمایه را برای شما دارد.

اگر این پنج مرحله را طی کرده باشید، اکنون باید با یک راه‌حل و پیشنهادی روبرو باشید که مناسب کسب‌وکار شماست.

 

چه ویژگی‌هایی هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت آموزش (TMS) از همه مهم‌تر هستند؟

مهم‌ترین ویژگی‌ها، آن‌هایی هستند که کسب‌وکار شما برای رسیدن به اهدافش به آن‌ها نیاز دارد.

شما این موارد را در مراحل ۱ و ۲ از فرآیند پنج‌مرحله‌ای که در بخش «چگونه سیستم مناسب را برای خود انتخاب کنیم؟» توضیح داده شده، متوجه خواهید شد.

همچنین قابل ذکر است که نباید بیش از حد به ویژگی‌های خاصی وابسته باشید، بلکه باید نسبت به راه‌های جدید برای انجام کارها باز باشید.

چطور همکاران و مدیران را قانع کنیم که به یک TMS نیاز داریم؟

شما و شاید برخی از همکارانتان کاملاً از چالش‌های مربوط به شیوه کاری فعلی آگاه هستید. شما به‌خوبی می‌دانید که به یک سیستم جدید نیاز دارید. اما شاید برخی از همکارانتان مخالف باشند. آن‌ها علاقه‌ای به تغییر ندارند و فکر می‌کنند می‌توان به همین روش فعلی ادامه داد. از طرفی، مدیر ارشد هم هست. برای این‌که بتوانید سیستم جدیدی تهیه کنید، باید رضایت او را هم جلب کنید. در نهایت، این اوست که باید هزینه را پرداخت کند.

ما چند پیشنهاد داریم که می‌توانید برای قانع‌کردن هم تیمی‌ها و هم رئیس‌تان به کار بگیرید:

1.چالش‌های خود را با ارزش ملموس و مشخص بیان کنید

2.سرمایه‌گذاری را توجیه کنید

3.این سرمایه‌گذاری را با دیگر سرمایه‌گذاری‌های شرکت مقایسه کنید

4.با همکاران هم‌فکر متحد شوید و اتحاد تشکیل دهید

 

چالش‌های خود را با ارزش ملموس روشن کنید

فرقی نمی‌کند که بخواهید مدیر کل، صاحب کسب‌و‌کار یا مدیر میانی را قانع کنید. صحبت درباره‌ی اعداد قطعاً راه درستی است. مدیران زمان زیادی را صرف بررسی گزارش‌ها و بودجه‌ها می‌کنند. مانند هر پروژه‌ی دیگری وقتی نوبت به حل چالش‌های شما می‌رسد، آن‌ها هم نگران همین مسائل خواهند بود.

بنابراین، به جای اینکه بگویید یک سیستم جدید “زمان زیادی را برای ما صرفه‌جویی می‌کند”، بهتر است روی این موضوع تمرکز کنید که در حال حاضر چقدر زمان را صرف انجام وظایف مختلف با راهکار فعلی می‌کنید.

فرض کنیم که شما اکنون به‌طور متوسط برای ثبت‌نام هر شرکت‌کننده در دوره‌های آموزشی از طریق ایمیل یا تلفن، ۱۰ دقیقه زمان صرف می‌کنید. شما سالانه در هر هفته دو دوره برگزار می‌کنید، به‌جز پنج هفته‌ی تعطیلات. در هر دوره ۱۵ شرکت‌کننده دارید. اگر از محاسبه‌ی زیر پیروی کنید، این معادل با ۲۳۵ ساعت صرف‌شده برای ثبت‌نام شرکت‌کنندگان است.

زمان صرف‌شده برای انتشار دوره‌ها در کانال‌های مختلف چطور؟ یا برای صدور گواهی‌نامه‌های دوره و صلاحیت؟ یا پیگیری مشتریان شرکتی، ثبت‌نام مجدد شرکت‌کنندگان یا دریافت ارزیابی دوره‌ها؟

اگر چنین محاسباتی را برای چندین فرآیند زمان‌بر کاری انجام دهید، به‌سرعت به تعداد زیادی ساعت خواهید رسید که می‌توان با تهیه‌ی یک سیستم مدیریت آموزشی در آن‌ها صرفه‌جویی کرد. ایده‌ی خوبی است که از این چک‌لیست عبور کنید تا فرآیندهای رایجی را که می‌توانید برایشان زمان صرفه‌جویی‌شده را محاسبه کنید، ببینید

محاسبه:

۵۲ هفته – ۵ = ۴۷ هفته

۴۷ هفته × ۲ دوره = ۹۴ دوره در سال

۹۴ دوره × ۱۵ شرکت‌کننده = ۱۴۱۰ شرکت‌کننده در سال

۱۴۱۰ شرکت‌کننده × ۱۰ دقیقه ثبت‌نام = ۱۴۱۰۰ دقیقه ثبت‌نام = ۲۳۵ ساعت ثبت‌نام

توجیه سرمایه‌گذاری

همان‌طور که گفتیم، یک سیستم مدیریت آموزش می‌تواند هزینه‌بر باشد. اما نداشتن یک TMS می‌تواند در واقع هزینه‌ی بسیار بیشتری داشته باشد. چون معمولاً چه هزینه‌ای بالاتر از خرید یک سیستم است؟ نیروی کار.

در بسیاری از موارد، یک سیستم مناسب می‌تواند برای کسب‌وکار دست‌کم معادل یک یا حتی چند حقوق سالانه صرفه‌جویی ایجاد کند. این الزاماً به این معنا نیست که شرکت باید کارکنان خود را تعدیل کند، بلکه به این معناست که دیگر نیازی به استخدام نیروی جدید در آینده نزدیک نخواهد بود یا اینکه می‌توان نیروی انسانی موجود را به کارهایی بسیار سودآورتر از کارهای اداری اختصاص داد.

نتیجه‌ی این کار این است که بازگشت سرمایه می‌تواند بسیار مثبت باشد.

مقایسه با سایر سرمایه‌گذاری‌های کسب‌وکار

مشابه با نکته‌ی شماره ۱، می‌توان سرمایه‌گذاری در یک سیستم مدیریت آموزش را با سایر سرمایه‌گذاری‌هایی که شرکت انجام می‌دهد مقایسه کرد. این کار به‌ویژه زمانی مؤثر است که مدیر یا همکارانتان نرم‌افزار را به‌عنوان یک «شرّ ضروری» ببینند، نه به‌عنوان راهی برای موفقیت.

اگر کسب‌وکار شما در ماشین‌آلات، ساختمان، تجهیزات، سفر یا موارد مشابه سرمایه‌گذاری می‌کند، می‌توانید این سرمایه‌گذاری‌ها را با خرید نرم‌افزار مقایسه کنید. برای یک کسب‌وکار آموزشی، سیستم مدیریت آموزش طبیعی‌ترین نوع سرمایه‌گذاری است. همچنین، سرمایه‌گذاری در یک سیستم مناسب می‌تواند برای سال‌های زیادی به نفع کسب‌وکار باشد.

 

همراه‌سازی و ایجاد اتحاد با همکاران

احتمالاً شما تنها کسی نیستید که چالش‌های مربوط به سیستم فعلی یا فرآیندهای کاری موجود را احساس می‌کند. ایده‌ی خوبی است که همکارانتان را هنگام اجرای نکته‌ی شماره ۱ با خود همراه کنید. آن‌ها بدون شک دیدگاه‌ها و اطلاعات مفیدی دارند و با هم قدرت بیشتری در برابر کسی خواهید داشت که قرار است متقاعدش کنید.

 

چطور یک سیستم مدیریت آموزش (TMS) خریداری کنیم و چطور با یک سیستم شروع کنیم؟

چقدر طول می‌کشد تا شروع کنیم؟ آیا فرآیند پیاده‌سازی زمان زیادی می‌برد؟ این‌ها ممکن است سوالاتی باشند که هم‌اکنون دارید.

در حالی که بیشتر ارائه‌دهندگان چنین راهکارهای آموزشی به شما این امکان را می‌دهند که سیستم را به‌طور مستقیم خریداری کنید، این روندی نیست که ما آن را توصیه کنیم.

زمانی که قرار است یک سیستم جدید برای مدیریت کسب‌وکار آموزش خود تهیه کنید باید یک فرآیند تصمیم‌گیری دقیق را طی کنید تا از انتخاب سیستم مناسب برای کسب‌وکار خود اطمینان حاصل کنید.

چنین فرآیندی ممکن است زمان‌بر به نظر برسد اما به یاد داشته باشید تغییر مکرر سیستم به دلیل انتخاب نادرست در اولین مرتبه، حتی بیشتر زمان‌بر خواهد بود. به عبارت دیگر، شما باید مطمئن شوید که سیستم صحیح را هنگام وارد شدن به توافق با یک تأمین‌کننده سیستم انتخاب کرده‌اید.

زمانی که سیستم مناسب را پیدا کردید، معمولاً وارد توافقی با تأمین‌کننده سیستم خواهید شد.

هنگام وارد شدن به توافق، تاریخ شروع را مشخص کنید. این روز باید زمانی باشد که آماده استفاده از سیستم برای هدفی که به‌خاطر آن خریداری کرده‌اید، باشید.

تا تاریخ شروع، ممکن است چندین کار لازم باشد که انجام شود (یا باید انجام شود):

 

• توسعه‌ی قابلیت‌ها: گاهی اوقات توسعه‌ی ویژگی‌های خاص بخشی از توافق است. پیش از تاریخ شروع به کار، معمولاً تأمین‌کننده تمام توسعه‌های لازم سیستم را تکمیل می‌کند.
• تأمین‌کننده باید سیستم را طبق توافق پیکربندی و تنظیم کند. این می‌تواند شامل فعال‌سازی قابلیت‌های خاص، غیرفعال‌سازی قابلیت‌های غیرضروری و موارد مشابه باشد.
• انتقال داده‌ها از سیستم‌های قبلی: آیا سیستم قبلی یا اسنادی حاوی اطلاعات دارید که می‌خواهید وارد سیستم جدید کنید؟ پس باید پیش از اجرای سیستم، زمانی را به وارد کردن این داده‌ها اختصاص دهید.
• آموزش: برای اینکه از تمام مزایای سیستم جدید بهره‌مند شوید، مهم است که دانش خوبی درباره نحوه عملکرد آن داشته باشید. معمولاً یک یا چند جلسه مرور با مشاور مشتری برگزار می‌شود تا اطمینان حاصل شود که شما مهارت لازم را کسب کرده‌اید. پس از آموزش، باید دانش تازه کسب‌شده را به کار بگیرید تا پیش از تاریخ شروع فراموش نشود. بنابراین، ما همه را تشویق می‌کنیم که سیستم را بررسی کرده و عملکردهای مختلف را در یک حساب آزمایشی امتحان کنند.
• کاربران مختلف را برای کارکنان خود در سیستم تعریف کنید. الگوهایی برای دوره‌ها، پیام‌ها و موارد مشابه ایجاد کنید. سیستم را با دیگر سیستم‌های خود یکپارچه نمایید.

همان‌طور که احتمالاً متوجه شده‌اید، زمان لازم برای شروع بسیار متفاوت است و به عوامل مختلفی بستگی دارد. برای سیستم‌های با ویژگی‌های کمتر، شروع کار ممکن است در چند کلیک راه‌اندازی شود در حالی که برای سیستم‌های با ویژگی‌های بیشتر فرآیند شبیه به توصیف شده در بالا خواهد بود. به عبارت دیگر، هیچ پاسخ دقیقی برای این سوال وجود ندارد. اما ما توصیه می‌کنیم که زمان زیادی را در این مرحله اولیه صرف کنید تا تمام مزایای مورد نظر خود را به‌دست آورید.

 

7 تغییر از یک سیستم مدیریت آموزش (TMS) به سیستم دیگر

آیا قبلاً یک سیستم مدیریت آموزش دارید، اما می‌خواهید آن را تغییر دهید؟ بیایید نگاهی به مواردی بیندازیم که باید هنگام برنامه‌ریزی برای تغییر در نظر بگیرید.

چگونه TMS را تغییر دهیم؟

انتقال از یک سیستم مدیریت آموزش به سیستم دیگر ممکن است پیچیده‌تر از آنچه که هست به نظر برسد.

ما قبلاً درباره مراحل مورد نیاز قبل از تغییر صحبت کرده‌ایم، بنابراین بیایید ببینیم که خود تغییر چگونه خواهد بود.

به طور خلاصه، تغییر سیستم به این معناست که شما قرارداد فعلی خود را خاتمه می‌دهید و قرارداد جدیدی با تأمین‌کننده سیستم جدید خود امضا می‌کنید. زمان‌بندی در این مورد بسیار مهم است. هنگامی که نیاز به تغییر سیستم دارید، ممکن است ارزشمند باشد که سیستم جدید را همزمان با پایان قرارداد شما با تأمین‌کننده سیستم قبلی راه‌اندازی کنید. اینگونه دیگر مجبور نخواهید بود که هزینه‌های دو سیستم را به طور همزمان پرداخت کنید.

فقط مطمئن شوید که وقت کافی برای صادر کردن تمام داده‌هایی که می‌خواهید به سیستم جدید منتقل کنید، دارید. در بخش بعدی نحوه انجام این کار را بررسی خواهیم کرد.

 

چگونه تمام داده‌های خود را از یک TMS به TMS دیگر منتقل کنیم؟

هنگامی که از یک سیستم به سیستم دیگر تغییر می‌دهید، طبیعی است که بخواهید داده‌ها را از سیستم قدیمی به سیستم جدید منتقل کنید. در نهایت، اطلاعات بسیار مهمی درباره دوره‌ها و مشتریانتان در سیستم ذخیره کرده‌اید. برای اطمینان از یک انتقال روان بین سیستم‌ها، امکانات خوب برای کانورت داده‌ها بسیار مهم است.

همچنین باید سیستم جدیدی را انتخاب کرده باشید که امکان وارد کردن همان اطلاعات را فراهم کند. اگر سیستمی با مدیریت تکراری انتخاب کرده‌اید، از طریق این فرآیند مطمئن می‌شوید که تکراری‌ها حذف می‌شوند.

زمانی که از داده‌های اضافی خلاص شدیم: تغییر سیستم فرصتی عالی برای خلاص شدن از داده‌هایی است که واقعاً نیازی به انتقال آن‌ها ندارید. به دقت بررسی کنید که کدام داده‌ها را باید به سیستم جدید منتقل کنید. یک نظافت بهاری مناسب در پایگاه داده خود انجام دهید تا تکراری‌ها، خطاها و داده‌های غیرضروری به گذشته منتقل شوند.

 

چگونه متوجه شویم که ویژگی‌های مورد علاقه ما در سیستم جدید نیز وجود دارد؟

شما باید این موضوع را در مرحله ۴ “ارزیابی سیستم‌های برتر ۳” در مدل فرآیند خرید سیستم بررسی کنید. اگر ویژگی مورد علاقه‌ای در سیستم قدیمی خود دارید، می‌توانید از طریق دمو بررسی کنید که آیا راه‌حل آینده شما همان ویژگی‌ها را دارد یا نه.

در اینجا ذکر دوباره این نکته مهم است که از “کور بودن به ویژگی‌ها” اجتناب کنید. سیستم‌های دیگر همیشه ویژگی‌های دقیقی را که در سیستم قدیمی‌تان دوست داشتید، نخواهند داشت. اما شاید آنها چیزی بهتر یا راه دیگری برای رسیدن به همان هدف داشته باشند؟ اگر در پیدا کردن این موضوع به تنهایی مشکل دارید، توصیه می‌کنیم با تأمین‌کننده سیستم مشورت کنید تا ویژگی‌های خاص را بررسی کنید. به طور کلی، آنها در توضیح چگونگی حل همان چالش به روش مناسب‌تر بسیار کمک‌کننده هستند.

 

آیا برای بهبود و ارتقا آماده‌اید ؟

امیدواریم اکنون درک بهتری از سیستم‌های مدیریت آموزش پیدا کرده‌اید و متوجه شده‌اید که چگونه می‌توانند به کسب‌وکار آموزش شما در دستیابی به موفقیت کمک کنند.

آیا می‌خواهید بررسی کنید که آیا “ایده” می‌تواند سیستم مناسبی برای کسب‌وکار آموزشی شما باشد؟ در اینجا چهار گزینه برای شما داریم:

• برای کسب اطلاعات بیشتر درباره مدیریت آموزش اینجا بخوانید
• نظرات مشتریان ما در مورد “ایده” را مشاهده کنید
• برای دریافت دمو با یک متخصص محصول جهت بررسی سیستم وقت رزرو کنید

آیا هنوز به سؤالات شما درباره راه‌حل‌های سیستم مدیریت آموزش پاسخ نداده‌ایم؟ سؤال خود را برای ما ارسال کنید و ما با کمال میل به شما کمک خواهیم کرد.