pmo

PMO چیست؟

دفتر مديريت پروژه یا PMO چیست؟ شرح وظایف PMO چیست؟

امروزه با گسترش روزافزون پروژه‌های عظیم و تمایل سازمان‌های مختلف برای تعریف راهکارهای اقتصادی خود به صورت پروژه، کنترل و مدیریت بخش‌های مختلف این پروژه‌ها (نظیر مدیریت زمان، هزینه و تخصیص منابع) به دغدغه اصلی مدیران ارشد هر سازمان پروژه‌محوری بدل گردیده است  و مدیران را به فکر ایجاد واحدی مستقل در بدنه سازمان خود با نام دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office-PMO) انداخت تا بتوانند علاوه بر پوشش بسیاری از ضعف ها، از این واحد به عنوان یک رکن اساسی در توانمندسازی و ایجاد موفقیت در پروژه‌ های خود بهره جویند؛ تا جایی که ایجاد این دفتر، بهترین راه حل و مهمترین پدیده مدیریت پروژه در دهه اخیر شناخته شده است..دفتر مدیریت پروژه یا همان PMO از مهم ترین بخش های هر سازمان پروژه محور است.بخش PMO، نقش کلیدی در استاندارد سازی فرآیندهای مدیریت پروژه  در سازمان ها ایفا می کند. در خصوص نقش و وظایف PMO ، می توان به موارد ذیل اشاره داشت:

    • تمرکزدهی و هماهنگی مدیریت پروژه های سازمان: پروژه های سازمان، می توانند به صورت متمرکز در بخش PMO ، مدیریت و هماهنگ شوند.

 

  • مديريت منابع مشترک برای تمام پروژه های سازمان:بخش PMO ، می تواند در مدیریت منابع مشترک بین پروژه ها تصمیم گیری کند. برای مثال اگر دو پروژه همزمان به یک کامیون نیاز داشتند ، تصمیم گیری درباره محل حضور کامیون، بر عهده بخش PMO خواهد بود.

 

  • ثبت دروس آموخته و فایل های مدیریت پروژه ها:تجربیات ارزشمندی در هر پروژه در قالب فایل ها و دروس آموخته شده ایجاد خواهد شد که ثبت و نگهداری این درس آموخته ها و فایل ها توسط بخش PMO انجام خواهد شد. برای مثال: WBS و برنامه زمانبندی پروژه ها، تخمین هزینه های پروژه ها، گزارشات ماهانه پروژه ها، ریسک های پروژه ها و بسیاری موارد دیگر از جمله اطلاعات مهمی هستند که توسط بخش PMO ، ثبت و نگهداری می شوند.

 

  • به اشتراک گذاری دروس آموخته و فایل های مدیریت پروژه ها:بخش PMO که پیش از این ثبت دروس آموخته و فایل های مدیریت پروژه ها را بر عهده داشت، اکنون آنها را برای سایر پروژه های سازمان به اشتراک می گذارد.

 

  • طراحی سیستم مدیریت پروژه:بخش PMO ، مهم ترین کاری که بر عهده دارد طراحی سیستم مدیریت پروژه جهت یکپارچه سازی پروژه ها و کاهش اعمال سلیقه شخصی، در مدیریت پروژه های سازمان است.

 

  • آموزش تیم مدیریت پروژه:بخش PMO ، آموزش سیستم مدیریت پروژه طراحی شده توسط خود را به تیم مدیریت پروژه های سازمان بر عهده دارد.

 

  • نظارت بر نحوه اجرای فرایندهای مدیریت پروژه:بخش PMO ، مراقبت از اجرای سیستم مدیریت پروژه طراحی شده را نیز بر عهده دارد. در واقع طی ممیزی ها و کنترل های دوره ای منظم یا غیر منظم، بخش PMO ، باید از اجرای سیستم مدیریت پروژه ، توسط تمام مدیران پروژه ها و تیم مدیریت پروژه ها اطمینان حاصل نماید تا در صورت وجود معضلی در اجرای این سیستم، از آن مطلع و راهکاری جهت رفع آن بیابد.

 

  • توسعه و مديريت سياست ها، رويه ها و الگوها:توسعه دادن سیاست ها، الگوها و فرمت های آماده جهت مدیریت بهتر پروژه ها نیز از جمله وظایف و نقش های بخش PMO ، است.

 

  • هماهنگی و تمرکزدهی ارتباطات در سراسر پروژه از جمله میان ذینفعان پروژه:بخش PMO ، در زمینه برقراری ارتباط بین مدیران پروژه ها، مدیران بخش ها و سایر ذینفعان کلیدی پروژه ها نقش موثری بر عهده دارد.

 

مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه

از جمله مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه می توان به مواد زیر اشاره نمود:

  • دستابی بهتر به اهداف استراتژیک
  • دستیابی بهتر به اهداف پروژه ها
  • صرفه جویی منابع
  • مستند سازی بهتر دانش و تجربه سازمانی
  • افزایش دانش و تخصص تیم مدیریت پروژه
  • دستیابی به سطح بالاتری از رضایت ذینفعان
  • افزایش بلوغ و فرهنگ سازمانی جهت مدیریت و اجرای بهتر پروژه ها
5 (100%) 2 vote[s]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *