اهمیت یکپارچه سازی سازمانی

سیستم یکپارچه مدیریت آموزش، یادگیری و عملکرد ایده، مجموعه جامعی جهت تأمین زیر فرایند های آموزش سازمانی و ارزیابی عملکرد کارکنان است  که راهکارهایی جهت عملیاتی نمودن و پیاده سازی زیر فرایند ها به صورت سیستماتیک و در قالب استانداردهای بین المللی ارایه می دهد .بدیهی است که این سامانه ها به عنوان زیر مجموعه های  منابع انسانی در سازمان ها ، ارتباط مستقیم و جدا ناپذیری با اطلاعات فردی ، شغلی و سازمانی افراد دارد.  چرا که نه تنها کلیه فرایند های اجرایی آموزش اعم از نیاز سنجی ، برنامه ریزی ، پایش و … بر اساس خصوصیات فردی ، شغلی و … کارکنان پایه ریزی می شود ، بلکه نظارت عملکرد ها بر پایه ساختار سازمان است که منجر به عدالت آموزشی ، ارتقای توانمندی ها و تعالی حرفه ای و معنوی کارکنان و مدیران می شود .

از این رو در محصولات ایده مشخصه ها ، خصوصیات و اطلاعات کارکنان در نظر گرفته شده است که کلیه نیازهای واحد  ذینفع را تحت پوشش قرار دهد . با توجه به ارتباط اطلاعاتی چنین سیستم هایی به اطلاعات کارکنان و هم چنین وجود کل یا قسمتی از این داده ها در سایر نرم افزارهای سازمان از جمله اداری ، حقوق و دستمزد و سایر زیر سیستم های منابع انسانی ، باید ارتباط اطلاعاتی برقرار شود که از جزیره شدن برنامه ها و همچنین موازی کاری و دوگانگی جلوگیری شود . روش های زیر نمونه هایی است که برای رفع  این چالش بیشتر مورد اجرا قرار گرفته است:

• یکپارچه سازی اطلاعات کارکنان با منابع انسانی : بدیهی است که کاربران مدیریت در نرم افزار مدیریت آموزش کارکنان و همچنین مدیریت عملکرد نیاز به دسترسی به اطلاعات فردی ، شغلی و سازمانی افراد دارند تا اقدام به نیازسنجی ، برنامه ریزی و اجرای فرایندها نمایند و با پایش گزارشات با توجه به ساختار سازمان در اثربخش بودن اقدامات گامهای موثرتری بردارند . لذا ارتباط مداوم جهت بروزرسانی اطلاعات و دسترسی به آخرین وضعیت داده های فردی، شغلی، سازمانی، ارتباطی کارکنان در کنار سوابق کاری و تحصیلی افراد و اطلاعات پایه و ساختار سازمانی از اقدامات پایه ای پیاده سازی محصولات ایده می باشد.

• بهره برداری از اطلاعات آموزشی : خروجی فرایندهای نرم افزارهای ایده شامل ساختار و اطلاعات پایه آموزش و عملکرد کارکنان و … همه برای بهره برداری در سایر سیستم آماده ارایه در قالب داده های خام و API های از پیش آماده می باشد. ارتباط سیستمی با سامانه های احکام، حقوق دستمزد، فروش، مالی و حسابداری، پرتال های داخلی، داشبوردهای مدیریتی، ارزیابی عملکرد، سامانه های آموزشی، سیستمهای مانیتورینگ و … نمونه هایی از تجربه راه اندازی این ارتباط در سازمانها می باشد.

• احراز هویت متمرکز کاربران : برای پرهیز از کثرت نام کاربری و رمز عبور برای افراد در سازمان ، ایده آل این است که نرم افزارها با مکانیزمی مشترک اقدام به اعتبارسنجی کاربران بنمایند و از طریق مرجعی مرکزی ورود کاربر تصدیق شود. این مهم با پشتیبانی محصولات ایده از مکانیزمهای استاندارد این حوزه و تجربه پیاده سازی روالهای اختصاصی و امن قابل پوشش می باشد.

• مکانیزمهای اطلاع رسانی : در عرصه ارتباطات امروزی اطلاع رسانی موثر و به موقع نیاز اولیه به نظر می رسد و محصولات ایده قابلیت اتصال به ده ها پنل ارسال پیامک دارند و از مکانیزم های متعددی برای ارسال ایمیل و ارتباط با کلندرها را پشتیبانی می نمایند و به علاوه در صورت تمایل سازمان بهره بردار آمادگی اتصال به سامانه های مکاتبات اداری و اتوماسیون داخلی می تواند فراهم شود تا به شکل دلپذیری ارتباط با مخاطبان شکل گیرد. امکان راه اندازی استفاده از شبکه های اجتماعی برای تشکیل این ارتباط نیز قابل اجرا می باشد.

• ارتباط با سایر ابزارهای آموزشی : در صنعت آموزش سامانه های متعددی آماده ارایه خدمات متنوع می باشند و لذا نرم افزارهای ایده برای پشتیبانی از این ابزارها مجهز به راهکارهای کارامدی است. به عنوان نمونه سامانه یادگیری الکترونیکی از سامانه های مختلف کلاس مجازی و جلسات آنلاین نظیر ادوب کانکت، بیگ بلو باتن، اسکایپ، اسکای روم، قرار، نیما و … پشتیبانی می نماید.

حتی در گذشته نه چندان دور نیز جمع آوری اطلاع دشوار بود، اما امروزه دیگر کار سختی نیست. در واقع ما قادر به جمع‌آوری اطلاعات بسیار زیادی هستیم، بنابراین مسئولیت مهمی به عهده شرکت های تولید کننده نرم افزار است که با حفظ یکپارچگی داده ها از افزونگی اطلاعات، خطای انسانی در ثبت اطلاعات، جدا شدن منابع اطلاعاتی و … جلوگیری نمایند.