فرایند طراحی مدل شایستگی در سازمان

قدم اول: هدف‌گذاری

ابتدا باید هدف سازمان از طراحی مدل شایستگی مشخص باشد. منظور از تعیین هدف این است که سازمان قرار است کجا از مدل شایستگی استفاده کند؟ پاسخ به این پرسش منجر به جلوگیری از بدون استفاده ماندن مدل شایستگی در سازمان می‌شود.

قدم دوم: بنچ‌مارکینگ

بعد از هدف‌گذاری، خوب است که مدل‌ های مختلف شایستگی در سازمان‌های مشابه مورد بررسی و مطالعه قرار گیرند. بله، درست است که هر شغل و سازمانی شرایط خاص خود را دارند و مدل ‌های شایستگی کپی‌ برداری شده، مطابق با فرهنگ سازمانی نیستند اما، توجه به نمونه مدل‌ های شایستگی می‌تواند اطلاعات اولیه مناسبی در اختیار ما قرار دهد.

قدم سوم: مصاحبه

مرحله سوم از فرایند طراحی مدل شایستگی، مصاحبه با افراد مختلف برای شناخت شغل است. به‌ خصوص مصاحبه با افراد دارای عملکرد عالی. بهترین روش مصاحبه این است که نمونه‌هایی از عملکرد عالی فرد در گذشته مورد بررسی قرار گیرد و از کارمند خواسته شود تا رفتارها و اندیشه‌هایی را که در آن موقعیت داشته است شرح دهد. با تحلیل این اطلاعات می‌توان به فهرستی از اطلاعات برای مدل شایستگی دست پیدا کرد.

قدم چهارم: تحلیل جهت‌گیری های استراتژیک سازمان

این مرحله می‌تواند قبل از مراحل دیگر نیز انجام شود. تحلیل جهت‌گیری های استراتژیک سازمان باهدف ایجاد هم‌راستایی میان فعالیت‌های منابع انسانی و اهداف و استراتژی‌های سازمان در نظر گرفته‌ شده است. با نگاه کردن به اهداف و استراتژی‌های سازمان، می‌توان شایستگی‌های لازم برای دستیابی به آنها را فهرست کرد و در مدل شایستگی گنجاند. برای مثال اگر یکی از استراتژی‌های کلیدی سازمان «نوآوری» باشد. شایستگی‌های «خلاقیت» و «تسهیم دانش» باید تعریف ‌شوند.

قدم پنجم: تحلیل داده‌ها و تهیه فهرست اولیه از شایستگی‏ ها

در این مرحله، با استفاده از روش تحلیل داده، شایستگی‌ها استخراج می‌شوند. در تهیه فهرست شایستگی این نکته باید در نظر گرفته شود که حتماً شایستگی‌هایی که منجر به عملکرد بالا می‌شوند شناسایی شوند.

قدم ششم: تشکیل گروه کانونی، انتخاب فهرست شایستگی‏ ها و تعیین اهمیت

برای نهایی کردن فهرست شایستگی‌ها و تعیین اهمیت آنها، تشکیل گروه‌های کانونی یا پنل خبرگان، راهکاری مناسب است و نسبت به روش‌هایی چون توزیع پرسشنامه مزایای بسیاری خواهد داشت.

قدم هفتم: فرایند طراحی مدل شایستگی

برای نهایی کردن فهرست شایستگی‌ها و تعیین اهمیت آنها از گروه‌های کانونی یا پنل خبرگان استفاده کنید.

قدم هشتم: تدوین مصادیق رفتاری و سطوح خبرگی

مصادیق رفتاری برای سنجش پذیر کردن شایستگی‌ها به‌کار می‌روند و به کارکنان کمک می‌کنند تا درک کاملی از شایستگی‌ها به‌دست آورند. اینجا حتماً باید به متناسب‌سازی مصادیق با فرهنگ و انتظارات سازمانی توجه کرد. این مصادیق اصلاً قابل کپی و تقلید نیستند و نه تنها از سازمانی به سازمان دیگر که حتی در شغل‌های یک سازمان هم متفاوت هستند.

مثال برای درک بهتر مصادیق رفتاری در طراحی مدل شایستگی

مصادیقی که می‌توان برای شایستگی حل مسئله تعریف کرد عبارت است از:

• مشکلات را قبل از تلاش برای حل، قالب‌بندی کرده، آن‌ها را به بخش‌های کوچک‌تر می‌شکند و تمام جنبه‌های پنهان آن را مشخص می‌سازد.
• در تحلیل علت‌یابی مشکلات، بینش خوبی داشته و طیف وسیعی از راه‌حل‌ها و پیامدهای اجرای هرکدام را مشخص می‌کند.
• برای پیدا کردن راه‌حل از منابع مفید مختلفی جستجو کرده و صرفاً به یک منبع اکتفا نمی‌کند.
• هم‌چنین از ایده‌های دیگران برای توسعه راه‌حل‌ها استفاده کرده و از کسانی که توانسته‌اند مشکلات این‌چنینی را حل کنند مشاوره می‌گیرد.
• اثرات راه‌حل پیشنهادی را بررسی کرده و فراتر از راه‌حل مشخص و واضح فکر می‌کند یعنی با پیدا کردن اولین راه‌حل متوقف نمی‌شود و برای اندازه‌گیری تأثیر راه‌حل ارائه‌شده، برای آن یک دوره آزمایشی تعریف کرده تا نتایج به‌کارگیری آن را ارزیابی کند.

قدم نهم: ارزیابی و به‌روز نگه‌داشتن مدل شایستگی

به‌روز بودن مدل شایستگی بر اساس تغییرات درون و برون‌سازمانی اهمیت بالایی دارد. در واقع بسیار مهم است که در صورت تغییر محیط سازمانی، استراتژی‌های سازمانی، شرح شغل‌ها و هرگونه تغییرات دیگری، مدل‌ های شایستگی نیز مورد بازنگری قرار گیرند.