کلید جلسات جذاب و سازنده

اکثر مردم به جلسات به عنوان فعالیت جمعی طاقت فرسا و بی اثر نگاه می کنند. جلسات، زمانی که در موقعیت درستی مورد استفاده قرار گیرند، می توانند ابزار موثر برای همکاری و حل مشکلات باشند. چه در حال سازماندهی جلسه ای برای تصمیم گیری در مورد یک موضوع مهم هستید و چه نیاز به ارائه یک پروژه بزرگ دارید، با استفاده از “هنر مطالعه و بررسی اتاق جلسه” خود را از هجوم خمیازه های خفه شده نجات دهید و بیشترین بهره را از جلسات خود ببرید.
سازماندهی و میزبانی یک جلسه می تواند دشوار باشد، اما اطمینان از موفقیت و اثربخشی جلسه دشوارتر است. برنامه ریزی می تواند به افزایش شانس موفقیت و بهره وری جلسه کمک کند. در اینجا نکاتی مهم در خصوص مطالعه و بررسی اتاق جلسه وجود دارد که باید به آنها توجه داشت:

• بدانید چه کسانی در جلسه شرکت می کنند.

• به نحوه چیدمان صندلی های شرکت کنندگان توجه داشته باشید.

به گفته ونسا ون ادواردز، نویسنده کتاب « علم موفقیت با مردم»، همه صندلی‌های اتاق کنفرانس برابر نیستند. جایی که یک نفر در طول جلسه می نشیند بیش از آنچه فکر می کنید اهمیت دارد. توجه داشته باشید که چه کسی نزدیک‌ به رئیس می‌نشیند. این افراد این فرصت را دارند که بر تصمیم ها تأثیر بگذارند.

• قبل از شروع جلسه گروه را بررسی کنید.

سعی کنید سرنخ هایی از گفتگوهای جانبی و حاشیه ای به دست آورید. بررسی کنید که آیا آنها در مورد موضوع جلسه هیجان زده هستند؟ از این چند دقیقه برای تعامل با شرکت کنندگان و ایجاد رابطه استفاده کنید. نام و چهره شرکت کنندگان خود را به خاطر بسپارید.

• از همان ابتدا لحن مناسب داشته باشید.

به مخاطبان خود سلام کنید و ارتباط چشمی برقرار کنید. برای جلسه قوانینی تعیین کنید به طور مثال از حضار جلسه بخواهید تا تلفن های خود را در حالت بی صدا تنظیم کنند، یا اگر سؤالاتی داشته باشند در پایان ارائه بپرسند. در تنظیم قوانین جلسه، شما همچنین می توانید با توجه به نحوه رعایت شرکت کنندگان، آنها را طبقه بندی کنید. کسانی که به‌سرعت گوشی‌های خود را روی حالت بی‌صدا قرار می‌دهند، به احتمال زیاد مخاطبان پذیرایی خواهند بود.

• به زبان بدن توجه داشته باشید.

توجه داشته باشید کسی ساعتش را در حین جلسه چک می کند؟یا آیا اعضا سعی در نگه داشتن خمیازه های خود دارند؟ در چنین مواقعی ممکن است لازم باشد سرعت خود را بالا ببرید و یا مستقیماً به قلب موضوع بروید. آیا در بین حضار متوجه ابروهای درهم رفته یا بازوهای ضربدری شده اید؟ این ممکن است نشانه ای از عدم موافقت مخاطبان با بیانیه شما باشد، یا اینکه ممکن است نیاز به توضیح بیشتر در مورد موضوعات خاص داشته باشید.

• با بررسی مخاطب، برداشت خود را تأیید کنید.

از میل به نتیجه گیری سریع خودداری کنید. صراحتاً از مخاطبان خود بپرسید که آیا نکاتی وجود دارد که برای آنها واضح نیست. علاوه بر این، زبان بدن می تواند معیار سنجش خوبی برای خلق و خو باشد، اما ممکن است همیشه اینطور نباشد. از آنجایی که افراد اطلاعات را به روش‌های مختلف دریافت و پردازش می‌کنند، سکوت ممکن است به این معنا باشد که فرد فقط با دقت گوش می‌دهد و فعالانه ایده را پردازش می‌کند.
نقش شرکت کنندگان در جلسه را مشخص کنید.

دیوید کانتور، در کتاب خود “مطالعه اتاق جلسه: پویایی گروه برای مربیان و رهبران”، نظریه مدل چهار بازیکن را مورد بحث قرار داد. در این نظریه افراد به چهار نقش متحرک، پیرو، مخالف و تماشاگر تقسیم می شوند. متحرک عمل را شروع می کند در حالی که پیرو موافق است. از سوی دیگر، مخالف است که در مقابل موضوع قرار دارد در حالی که تماشاگر به عقب برمی‌گردد و وضعیت را تأمل می‌کند. شما می توانید با نزدیک شدن به آنها بر اساس نقشی که در محیط بازی می کنند، مخاطب را بیشتر درگیر کنید.

منبع : projectboldlife