هر آنچه باید در مورد OKR بدانیم

در ایده، بیش از ۱۷ سال است که در بازار نرم افزارهای منابع انسانی بوده ایم. ما یک راه‌حل مدیریت هدف ایجاد کرده‌ایم تا تیم‌های شما را از طریق OKR (اهداف و نتایج کلیدی) در جهت معیارهای تجاری مناسب توانمند کند. این راهنما مهمترین عناصر چارچوب را در اختیار شما قرار می دهد تا کسب و کارها بتوانند با اطمینان به جلو حرکت و رشد کنند.

تعریف و معنی OKR

OKR مخفف  Key Results  Objectives می باشد و  یک چارچوب هدف گذاری است که از دو جزء اساسی تشکیل شده است:

• هدف : کیفی است و به شما یادآوری می کند که چه چیزی را برای بهبود در نظر گرفته اید.
• نتایج کلیدی : نتایج کمی و قابل اندازه گیری هستند که باید برای کمک به دستیابی به هدف ارائه دهید.

معنی OKR

معنای OKR بسته به سطح شرکتی که آنها را تنظیم می کند متفاوت است.

در ایده، ما بهترین شیوه‌های همسویی هدف را دنبال می‌کنیم – بنابراین، توصیه می‌کنیم فقط اهداف را در سطح شرکت و هم اهداف و هم نتایج کلیدی را برای سطوح دیگر در شرکت خود تنظیم کنید.

این هم‌ترازی از پایین به بالا به تیم‌ها مالکیت نتایج کلیدی شرکت را می‌دهد و به اهداف شرکت کمک می‌کند، زیرا در طول سه ماهه در مورد OKR تیم‌ها پیشرفت حاصل می‌شود.

چه کسی OKR ها را ایجاد کرد؟

چارچوب اهداف و نتایج کلیدی به طور ناگهانی ظاهر نشد و سایر تکنیک‌های مدیریت هدف مانند MBOs، اهداف SMART و KPIs قبلاً استفاده شده بودند.

ایده ارائه نرم افزار OKR را بیش از ۱۰ سال پیش آغاز کرد و توسط ده ها شرکت برای اجرای فرآیند OKR استفاده شده است.

نحوه نوشتن اهداف شرکت

هدف شرکت باید یک منطقه بهبود سطح بالا باشد که چندین تیم بتوانند از طریق کار روزانه و پروژه های بلندمدت در آن مشارکت داشته باشند.

این هدف باید گسترده باشد به این معنا که تیم ها می توانند OKR های تیمی تاثیرگذار را طوفان فکری کنند، و این اهداف به اندازه کافی برای ارائه یک جهت روشن برای دوره سه ماهه، خاص و ویژه باشد.

قبل از نهایی کردن اهداف سطح بالا، رهبری باید از تیم ها بازخورد بخواهد و انتظارات را روشن کند.

نحوه نوشتن اهداف تیم

اهداف تیمی، اهداف الهام‌بخشی هستند که با جهت‌گیری کلی شرکت هماهنگ هستند. آنها باید به تیم هدف، احساس فوریت و تمرکز بدهند.

اهداف تیمی پروژه نیستند، بلکه مشکلاتی هستند که باید حل شوند یا تاثیرگذارترین فرصت های بهبود هستند که باید دنبال شوند.

یک تیم (به عنوان گروهی از افرادی که برای نتایج یکسانی کار می کنند) باید مسئول نوشتن اهداف مشترک خود باشند. با شروع نوشتن یک هدف خوب، یک تیم باید به سوالات زیر پاسخ دهد:

نقش ما در پیشبرد اهداف شرکت چیست؟

برای موفقیت بیشتر، چه چیزی را می توانیم ایجاد کنیم (نوآوری کنیم)، اصلاح کنیم (حل کنیم)، یا بهبود دهیم (تغییر دهیم)؟

چه چیزی ما را متوقف می کند؟

نحوه نوشتن نتایج کلیدی برای یک هدف

نتایج کلیدی نتایج قابل اندازه گیری هستند که نشان دهنده یک تغییر ارزشمند در کسب و کار هستند، که نشان می دهد شما چقدر در راه رسیدن به هدف نزدیک شده اید.

تحت هر هدف، یک تیم چندین نتیجه کلیدی را تعیین می کند.

به عنوان مثال، اگر ۳ پروژه بزرگتر را تکمیل کنید، انتظار دارید چه نوع تأثیر فوری تجاری را در طول آن سه ماه مشاهده کنید؟ این نتیجه مطلوب خواهد بود.

ارزش کسب و کار را به عنوان نتایج اندازه گیری کنید.

نتایج جذب مشتری : کاربران فعال روزانه، ثبت نام، شرکت کنندگان، تعداد جلسات فروش، مشتریان داخلی، تماس ها، مصاحبه با شرکا.

نتایج تعامل : بازدیدها یا خوانده‌های منحصربه‌فرد، بازدید وب‌سایت، تکمیل مراحل ورود، تعداد مشتریانی که از یک ویژگی جدید استفاده می‌کنند، نرخ کلیک، نرخ باز کردن، نرخ موفقیت، نرخ پرش، ترافیک جدید.

نتایج ارتباط خروجی : پیش‌سفارش‌ها، سرنخ‌ها، معاملات جدید بسته شده، استخدام‌های جدید.

نتایج مالی : ROIها ، کارایی هزینه، LTV، اندازه معامله، میانگین ارزش معامله.

نتایج کارایی : سرعت بارگذاری صفحه، تعداد بلیط های پشتیبانی مشتری مرتبط با اشکالات، میانگین سرعت پاسخگویی، امتیاز رضایت مشتری.

از اشتباهات رایج در نوشتن OKR اجتناب کنید و به نکات زیر توجه نمایید :

• همیشه با تعریف یک هدف برای یک دوره سه ماهه شروع کنید.
• حداقل ۳ و نه بیشتر (!) از ۵ نتیجه کلیدی برای هر هدف بنویسید.
• آنها را جاه طلب کنید اما غیرممکن نباشید.
• یک نتیجه کلیدی ، یک فعالیت نیست، بلکه نتیجه مطلوب یک سری فعالیت است.
• مطمئن شوید که محدود به زمان است (معمولاً فصلی) و ایده هایی در مورد نحوه هدایت آن دارید (ابتکارات)
• نتیجه کلیدی یک KPI معمولی (متریک کسب و کار) نیست، بلکه باید موفقیت هدف شما را مشخص کند.
• اقدامات یک تیم باید تأثیر واضحی بر نتایج کلیدی در طول سه ماهه داشته باشد
• اگر به یک نتیجه کلیدی نگاه می کنید و هیچ ابتکار یا برنامه عملی برای هدایت آن ندارید، نتیجه کلیدی خوبی نیست.

نمونه های OKR:

اکنون که می‌دانید چگونه اهداف و نتایج کلیدی خوب بنویسید، بیایید نگاهی به چند نمونه تیمی بیندازیم تا سطح یادگیری خود را ارتقا دهیم.

در اینجا چند نمونه عملی OKR برای تیم های مختلف آورده شده است.

تیم بازاریابی:

هدف، واقعگرایانه : کانال‌های تبلیغاتی را برای ایجاد سرنخ‌های واجد شرایط بازاریابی بیشتر بهبود دهید.

نتایج کلیدی:

KR1: MQL های بازاریابی ایمیلی را از ۱۰۰ به ۱۵۰ افزایش دهید.

KR2: MQL AdWords را از ۷۰ به ۱۰۰ افزایش دهید.

KR3: MQLهای جستجوی ارگانیک را از ۴۵ به ۵۰ افزایش دهید.

تیم محصول:

هدف، واقعگرایانه : اولین انتظارات و نیازهای ورود به محصول ثبت‌نام‌ها را برای بهبود مناطقی که واقعاً مهم هستند، تحقیق و نقشه برداری کنید.

نتایج کلیدی:

KR1  : آموخته های حداقل ۱۰۰ ضبط را تجزیه و تحلیل کنید.

KR2  : آموخته های حداقل ۳۰ مصاحبه با مشتریان در مراحل اولیه را تجزیه و تحلیل کنید.

KR3 : قیف ثبت نام را تجزیه و تحلیل کنید و حداقل ۵ دلیل اصلی برای رد کردن را بیابید.

تیم فروش:

هدف، واقعگرایانه :  رویکرد فروش را شخصی کنید و مشتریان بالقوه جدید را بهتر پرورش دهید.

نتایج کلیدی :

  KR1 : بهبود درصد تبدیل از “آزمایشی” به “پرداخت” از ۲۰٪ به ۳۵٪

KR2  : نرخ باز شدن ایمیل پیگیری را از ۱۴% به ۴۵% افزایش دهید.

KR3 : در نظرسنجی رضایت مشتری با حداقل ۱۰۰ پاسخ به میانگین نمره ۸/۱۰ برسید.

بدون فرآیند صحیح، روش اهداف و نتایج کلیدی می‌تواند به سرعت مانند هر تکنیک هدف‌گذاری دیگری به‌دلیل انتظارات غیرواقع‌بینانه کنار گذاشته شود. بنابراین، برای کمک به هدایت مسیر، بیایید نگاهی به روند یک سه ماهه موفق بیندازیم.

۱.شروع سه ماهه

برنامه ریزی، تنظیم و تراز:

در ابتدای کار، تیم ها OKR های خود را برنامه ریزی می کنند. با تجزیه و تحلیل نقش خود به عنوان مرتبط با شرکت تصویر بزرگ Objective شروع کنید. از آنجا، OKR های خود را بر اساس آنچه تیم شما احساس می کند بیشترین تأثیر را برای یک سه ماهه جدید خواهد داشت، محکم کنید.

تنظیم OKR در نرم‌افزار اختصاصی ساده‌ترین راه پیش رو است، به سادگی تیم خود را انتخاب کنید، سپس و Key Results  Objective را با نقاط هدف شروع و پایان با معیارهای سفارشی اضافه کنید.

۲. هفتگی

پیگیری پیشرفت :

با پیشرفت هفته ها، تمرکز بر روی OKR ها باقی می ماند، اما به مرحله “چگونه” وارد می شود و  افراد برای پیشرفت هر هفته چه خواهند کرد؟

دو جزء OKR که برای مرحله اجرا (خروجی) مفید هستند عبارتند از:

ابتکارات – گاهی اوقات به عنوان پروژه‌ها، فعالیت‌ها یا ایده‌هایی که توسط یک تیم برنامه‌ریزی می‌شود به‌منظور پیشبرد سرسوزن در OKR‌های فصلی، گفته می‌شود.

برنامه های هفتگی :کارمندان انفرادی ۳ تا ۵ کار هفتگی تنظیم می کنند که به آنها یادآوری می کند که روی تأثیرگذارترین برنامه ها تمرکز کنند و در عین حال اهداف تیم را در نظر داشته باشند.

برنامه ریزی هفتگی با متمرکز کردن توجه شما بر روی کارهایی که در طول هفته باید انجام دهید، OKR ها را به جلو سوق می دهد.

جلسات هفتگی

۳ نوع جلسه وجود دارد که می تواند به پیشرفت در مسیر کمک کند:

جلسات اجرا: این جلسات یک هفته در میان اتفاق می افتد. همه مهم‌ترین برنامه‌های ۲ هفته آینده را به اشتراک می‌گذارند و در جلسه بعدی درباره اینکه آیا این برنامه‌ها تحویل داده شده‌اند یا چه چیزی مانع تکمیل شده است، بحث کنید. این کار افراد را مسئول می‌کند و گفتگو را برای سایر تیم‌ها باز می‌کند تا ایده‌ها یا سایر موارد بحث را مطرح کنند.

به روز رسانی پیشرفت OKR: در هفته دوم (و هر هفته بعد از آن) همه تیم ها باید دور هم جمع شوند و پیشرفت OKR را به اشتراک بگذارند – بهترین تفسیر خود را از چرایی پیشرفت یا عدم پیشرفت کارها ارائه دهید.

ورود به تیم OKR: اعلام حضور تیم OKR شما هر هفته انجام می شود، این یک جلسه سریع ۱۵ تا ۲۰ دقیقه ای است که در آن تیم ها برای بررسی پیشرفت OKR خود گرد هم می آیند و اولویت های جدیدی را برای هفته آینده تعیین می کنند. همچنین در مورد پیشرفت برنامه های هفتگی، نتایج و درس های آموخته شده صحبت کنید.

۳. ماهانه و پایان سه ماهه

تجزیه و تحلیل و به اشتراک گذاری آموخته ها :

ارزش اصلی روش OKR از یادگیری در حین حرکت، پیگیری پیشرفت، فروتنی و تلاش برای چیزهای جدید ناشی می شود.

هر ماه، شرکت باید یک بررسی OKR را برگزار کند. این زمان برای پرسیدن سوالات از تیم های خارج از تیم شما و حرکت رو به جلو با وضوح است.

هنگامی که از شما پرسیده می شود که چگونه یک بررسی OKR (با نام مستعار: گذشته نگر) برگزار کنید، بسیار مهم است که موارد زیر را به خاطر بسپارید:

یک فرهنگ باز و صادقانه اما محترمانه داشته باشید.

بازخورد سازنده را به اشتراک بگذارید.

سوالات درست بپرسید.

بحث های ارزشمندی برای تکمیل پاسخ ها داشته باشید.

مزایای چارچوب OKR

با یک چارچوب جدید، شما در حال ایجاد یک سبک مدیریت نتیجه‌محور و مبتنی بر داده‌ها هستید، نه یک رویکرد فرمان و کنترل متمرکز بر خروجی.

در اینجا ۴ دلیل وجود دارد که چرا چارچوب OKR راه حل مدیریت هدف شما است:

۱. روی چیزهای مهم متمرکز بمانید.

با اتصال اهداف شرکت و تیم، کارمندان با اولویت ها هماهنگی بیشتری دارند. همسو کردن وظایف روزانه با اهداف استراتژیک به همه کمک می کند تا بفهمند که چگونه فعالیت های روزانه یک تیم چشم انداز شرکت را برآورده می کند.

همه اعضای تیم درک می‌کنند که چگونه نتایج کلیدی آنها به هدف شرکت کمک می‌کند، که باعث می‌شود آن نتیجه کلیدی راحت‌تر در ذهن خود در طول سه‌ماهه باقی بماند.

۲. در سراسر سازمان متصل و تراز کنید

نوشتن اهداف یک شرکت و OKR تیم ها در یک فضای کاری دیجیتال مشترک و انتظار اینکه همه در یک صفحه باشند کافی نیست. چارچوب مطابقت مناسب با رویکرد ترکیبی خود را فرض می کند: از بالا به پایین و پایین به بالا.

بالا پایین

رهبری باید جهت سطح شرکت را توضیح داده و روشن کند تا تیم ها ورودی کافی برای نوشتن OKR خود را داشته باشند.

از پایین به بالا

هنگامی که تیم ها پیش نویس OKR خود را تهیه کردند، ممکن است تصمیم بگیرند که آنها را به بقیه شرکت ها ارائه کنند و به سؤالاتی که ممکن است پیش بیاید پاسخ دهند.

قبل از نهایی کردن OKR ها، تیم ها همچنین وابستگی هایی را با یکدیگر پیدا می کنند. این به شرکت ها کمک می کند تا با تلاش های مشترک به سمت یک فرهنگ مرتبط تر حرکت کنند.

۳. پیگیری برای پاسخگویی و شفافیت

OKR های شرکت اهداف بهبود هستند و دستیابی به برخی از آنها مستلزم همکاری تیم ها در حوزه های عملکردی مختلف است.

هر تیم به‌عنوان یک گروه روی OKR‌های خود کار می‌کند، و به صورت هفتگی برای یک جلسه بررسی سریع تیم دور هم جمع می‌شوند تا مطمئن شوند که در مسیر خود باقی می‌مانند – این می‌تواند جدای از جلسات منظم تیم شما باشد.

جدای از به روز رسانی منظم پیشرفت و همگام ماندن، هدف این جلسات اطمینان از تبادل منظم اطلاعات است که باعث بهبود درک متقابل و ایجاد اعتماد می شود.

۴. با اهداف عملی پیشرفت را هدایت کنید

شما می توانید انتخاب کنید که اهدافتان چقدر جسورانه باشند: اهداف متعهد یا آرمانی.

اهداف متعهد

آنهایی که تیم شما می داند چگونه به آن دست یابد، بنابراین آنها به طور کامل متعهد به دستیابی به ۱۰۰٪ در نوار پیشرفت هستند.

اهداف آرمانی

ممکن است ۱۰۰٪ به دست نیاید، اما برای رشد و بهبود مستمر مهم هستند.

اهداف فصلی در سطح شرکت باید به اندازه کافی گسترده باشد تا چندین تیم عملکردی بتوانند از زوایای مختلف به آنها نزدیک شوند، اما همچنین به اندازه کافی مشخص باشند تا یک جهت مشترک وجود داشته باشد.

سه ماه زمان کافی برای یک تیم برای ارائه نتایج ارزشمند است. در طول این مدت، آنها یاد خواهند گرفت که چه چیزی بهترین کار را انجام می دهد و مناطق تمرکز خود را برای چرخه سه ماهه بعدی تنظیم می کنند.

در یک چرخه سه ماهه، تیم ها چهار فرصت در سال برای پاسخ به تغییرات دنیای واقعی دارند. برخلاف بررسی‌های سالانه که تیم‌ها متوجه می‌شوند برای یک سال در مسیر اشتباه بوده‌اند.